Rétroplanning de projet : la méthode et un exemple

Un planning se lit du début vers la fin. Un rétroplanning se construit de la fin vers le début, et c'est toute la différence. On part de la date à laquelle le client doit avoir son livrable, et on remonte, tâche par tâche, jusqu'à découvrir la date à laquelle il aurait fallu commencer. Souvent, c'était la semaine dernière.

C'est précisément pour cela qu'on le fait : un rétroplanning ne sert pas à planifier, il sert à découvrir ce qui ne tient pas avant de s'engager. Voici la méthode et un exemple complet. Notre page sur la production et les process d'agence traite de ce qui vient après, quand le projet tourne.

La méthode en cinq temps

1. Poser la date de fin, et la vérifier

Pas la date que le client a annoncée en réunion : celle qui est écrite dans le devis signé. S'il y a un écart entre les deux, le rétroplanning est le bon moment pour le découvrir.

2. Lister les livrables, pas les tâches

Un rétroplanning se construit sur des choses qu'on remet, pas sur des choses qu'on fait. « Maquette de la page d'accueil validée » est un livrable ; « travailler sur les maquettes » n'en est pas un, et ne se date pas.

3. Remonter, en partant du dernier

Chaque livrable a une durée et une dépendance. On les pose à rebours : le dernier livrable, puis celui dont il dépend, et ainsi de suite jusqu'au premier.

4. Intercaler les temps de validation client

C'est l'étape que tout le monde oublie, et c'est celle qui fait exploser les plannings d'agence. Un client met en moyenne cinq jours ouvrés à valider un livrable, pas deux. S'il y a trois validations dans le projet, cela fait trois semaines de calendrier qui n'apparaissent dans aucune estimation de charge.

5. Ajouter la marge, et l'écrire

Quinze pour cent de la durée totale, posés en fin de projet et non répartis sur chaque tâche. Une marge répartie se fait manger tâche par tâche sans que personne s'en aperçoive ; une marge groupée se voit.

Un exemple de rétroplanning sur douze semaines

Refonte d'un site vitrine, livraison ferme au 12 décembre. On remonte.

• S12 — 12 décembre : mise en ligne. Marge de sécurité de trois jours déjà consommée ou non.
• S11 : recette client et corrections. Cinq jours ouvrés, dont trois d'attente côté client.
• S9 à S10 : intégration des neuf pages.
• S8 : validation des maquettes par le client. Cinq jours.
• S6 à S7 : maquettes des pages intérieures.
• S5 : validation de la maquette d'accueil. Cinq jours.
• S4 : maquette de la page d'accueil.
• S3 : livraison des contenus et des photos par le client. Jalon bloquant.
• S2 : arborescence et rédaction du plan de contenu.
• S1 — 22 septembre : réunion de lancement, brief validé.

Ce rétroplanning dit deux choses immédiatement. D'abord, il faut commencer le 22 septembre, pas en octobre. Ensuite, quinze jours ouvrés sur soixante sont des jours d'attente client : un quart du calendrier ne dépend pas de vous.

Les jalons bloquants, à marquer différemment

Dans l'exemple ci-dessus, la semaine 3 porte une remise de contenus par le client. Si elle glisse d'une semaine, tout glisse d'une semaine. Ce n'est pas une tâche comme les autres, et elle doit se voir comme telle.

Trois jalons bloquants suffisent à décrire un projet d'agence :

• La remise des éléments par le client, au démarrage.
• La validation de la direction créative, au milieu.
• La recette finale, à la fin.

Écrivez à côté de chacun ce qui se passe s'il glisse. Pas pour menacer : pour que le client sache, avant de signer, qu'un retard de sa part décale la livraison d'autant. C'est une conversation qui se tient mieux en septembre qu'en décembre.

Quatre erreurs qui reviennent

Compter en jours travaillés au lieu de jours calendaires

Deux jours de travail répartis sur une semaine font une semaine de calendrier. Un rétroplanning se lit en dates, pas en charge, et mélanger les deux produit des plannings qui semblent tenir et qui ne tiennent pas.

Oublier les congés

Un projet qui traverse août ou la deuxième quinzaine de décembre perd deux à trois semaines. Cela se pose au moment de construire, pas quand on s'en aperçoit.

Ne pas partager le rétroplanning avec le client

Un rétroplanning gardé en interne ne sert qu'à mesurer le retard. Partagé, il devient un engagement mutuel : le client voit ses propres échéances, et il comprend que sa validation du 8 novembre est une date, pas une intention.

Le construire une fois, et ne plus y toucher

Un rétroplanning qui n'est pas mis à jour à la première dérive devient une fiction à laquelle plus personne ne croit. Une révision par mois suffit, à condition qu'elle soit faite.

Du rétroplanning aux tâches

Le rétroplanning donne les dates. Il ne dit pas qui fait quoi, ni où en est chaque chose au jour le jour. C'est le rôle du suivi de production : les livrables du rétroplanning deviennent des étapes, les étapes deviennent des tâches assignées, et les dates de jalon deviennent des échéances qui remontent quand elles approchent.

Un rétroplanning dans un tableur et des tâches dans un autre outil, c'est deux vérités qui divergent en trois semaines.

Ce qu'il faut retenir

• On construit de la fin vers le début, à partir de la date du devis signé.
• On date des livrables, jamais des activités.
• Comptez cinq jours ouvrés par validation client, pas deux.
• Quinze pour cent de marge, groupée en fin de projet et non répartie.
• Marquez les jalons bloquants et partagez-les avec le client.

Un rétroplanning n'a de valeur que s'il vit avec le projet. Dans Klevor, les jalons deviennent des échéances réelles, les retards remontent avant qu'ils soient irrattrapables, et le client voit ce qui l'attend depuis son espace. Essayer Klevor quatorze jours sur votre prochain dossier.