Modèle de devis de prestation de service

Un devis de prestation de service n'a rien d'un bon de commande. Il ne décrit pas un objet qu'on livre, mais un travail qu'on promet : c'est pour cela qu'il doit dire ce qu'il couvre, ce qu'il ne couvre pas, et ce qui se passe quand le client change d'avis en cours de route.

Voici une trame complète, bloc par bloc, applicable à une agence, un consultant ou un prestataire indépendant. Notre page sur le devis d'agence de communication traite du chiffrage lui-même.

La trame, bloc par bloc

L'en-tête

• Votre raison sociale, forme juridique, adresse du siège, SIRET, RCS et ville d'immatriculation.
• Votre numéro de TVA intracommunautaire si vous y êtes assujetti, ou la mention d'exonération.
• Le nom et l'adresse du client, avec le nom de la personne qui signe.
• Un numéro de devis, une date d'émission, une durée de validité.

La durée de validité est la ligne que tout le monde saute. Sans elle, un client peut ressortir votre devis quatorze mois plus tard et exiger le prix d'alors.

Le corps

Une ligne par prestation, jamais un forfait global opaque. Chaque ligne porte un intitulé, une quantité, une unité et un prix unitaire :

• Atelier de cadrage et rédaction du brief — 1 forfait — 850 €
• Direction artistique, maquette de la page d'accueil — 3 jours — 650 € par jour
• Déclinaison des pages intérieures — 6 pages — 320 € par page
• Intégration et recette — 5 jours — 550 € par jour

Le détail sert deux choses. Il rend le prix discutable ligne par ligne plutôt qu'en bloc, et il donne une base de calcul le jour où le client ajoute une page.

Le périmètre, et surtout ce qu'il exclut

Deux paragraphes courts, juste après le décompte.

Compris : deux séries de modifications par livrable, la remise des fichiers sources, un accompagnement de trente jours après la mise en ligne.

Non compris : la production photographique, les licences de polices et d'images, l'hébergement au-delà de la première année, la rédaction des contenus.

C'est le bloc le plus utile du document et celui qui manque presque partout. Sans lui, chaque demande hors sujet devient une négociation où vous avez le mauvais rôle.

Les conditions financières

• Le total hors taxes, le taux et le montant de TVA, le total toutes taxes comprises.
• L'échéancier : acompte à la commande, versements intermédiaires adossés à des jalons, solde à la recette.
• Le délai de règlement, trente jours ou trente jours fin de mois.
• Le taux des pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €.

Ces deux dernières lignes conditionnent votre capacité à réclamer quoi que ce soit en cas de retard. Notre article sur les mentions obligatoires du devis détaille la liste complète.

La signature

Un bloc avec la mention « bon pour accord », la date et la signature du client, précédé de la phrase qui l'engage : « la signature du présent devis vaut acceptation des conditions ci-dessus et commande ferme ».

Word, PDF ou outil de devis

Le traitement de texte

Un modèle Word ou LibreOffice convient pour trois ou quatre devis par mois. Il est gratuit, personnalisable, et il porte votre mise en page. Ses limites apparaissent vite : les totaux se calculent à la main, la numérotation se duplique, et personne ne sait quelle version a été envoyée.

Le PDF

C'est le format d'envoi, pas le format de travail. Un devis part toujours en PDF : il ne se modifie pas, il s'affiche pareil partout, et il s'archive. Mais un PDF ne se signe pas tout seul, et un devis renvoyé scanné ne prouve pas sa date.

Le tableur

Bon pour le calcul, mauvais pour le document. Le tableur sert à chiffrer, pas à présenter. Chiffrez dedans, éditez ailleurs.

L'outil de devis

Au-delà de cinq devis par mois, le modèle atteint sa limite. Un outil reprend votre identité légale, numérote sans trou, calcule les totaux, envoie, horodate l'acceptation et transforme le devis signé en facture d'acompte sans ressaisie.

Faire signer, et savoir quand

Un devis n'est utile que signé. Trois points font la différence entre un document qui revient et un document qui traîne.

• Annoncez la durée de validité dans le message d'envoi, pas seulement dans le document. « Ce devis court jusqu'au 30 septembre » donne une échéance à la décision.
• Envoyez un document signable en ligne. Un PDF à imprimer, signer, scanner et renvoyer perd la moitié des signatures dans les imprimantes.
• Relancez à sept jours, puis à quinze. Deux relances suffisent ; au-delà, ce n'est plus une relance mais une insistance.

Un devis signé électroniquement porte une date et une adresse : c'est ce qui prouve l'acceptation le jour où quelqu'un conteste le périmètre. Un devis renvoyé scanné ne prouve que l'existence d'un scanner.

Trois erreurs de modèle

Un forfait unique

« Refonte du site internet, 12 000 € » ne se défend pas et ne se compare pas. Le client le lira comme un prix rond, donc négociable.

Aucune date de validité

Elle protège votre marge quand vos coûts bougent, et elle crée une raison légitime de relancer : « ce devis expire le 30 septembre » vaut mieux que « avez-vous eu le temps d'y réfléchir ».

Un modèle qui n'est plus à jour

Changement d'adresse, nouveau taux de pénalités, mention de TVA modifiée : un modèle Word se copie de devis en devis et propage l'erreur pendant deux ans avant que quelqu'un s'en aperçoive.

Ce qu'il faut retenir

• Une ligne par prestation, avec quantité et prix unitaire.
• Écrivez ce qui n'est pas compris, autant que ce qui l'est.
• Durée de validité, pénalités de retard et indemnité de 40 € : trois lignes qui changent tout.
• Chiffrez au tableur, éditez au traitement de texte, envoyez en PDF.
• Passez à un outil dès cinq devis par mois.

Klevor porte votre trame une fois pour toutes : identité légale, mentions, conditions de règlement et numérotation continue. Vous remplissez les lignes, le devis part en PDF, et l'acceptation est horodatée. Essayer Klevor quatorze jours sur votre prochain devis.