Outil de gestion de projet français : ce que ça change

Choisir un outil français relève rarement du patriotisme économique. Trois raisons concrètes le justifient : la localisation des données, la joignabilité du support, et l'adaptation aux règles comptables et fiscales françaises. Les trois se vérifient, et aucune ne se devine à la nationalité affichée sur le site.

Voici ce qu'il faut contrôler, les questions à poser, et ce que la mention « français » recouvre en pratique. Notre page sur la gestion de projet en agence traite du choix d'outil sous l'angle du process.

Ce que « français » veut dire, et ce que ça ne dit pas

Un éditeur français peut parfaitement héberger ses données aux États-Unis. Une société immatriculée à Paris peut être détenue par un groupe américain, ce qui change la situation au regard des lois d'accès extraterritoriales. Et un outil traduit en français n'est pas un outil français.

Trois notions à distinguer :

• L'éditeur — la société qui développe et vend.
• L'hébergeur — l'infrastructure sur laquelle tournent les données, avec sa localisation physique.
• Le capital — qui contrôle l'éditeur, et donc à quelles législations il est soumis.

Les trois peuvent différer. C'est le deuxième qui compte pour le RGPD, et le troisième pour les questions d'accès par une autorité étrangère.

Les quatre critères vérifiables

1. La localisation effective des données

Elle figure dans la politique de confidentialité et dans les conditions d'utilisation. Cherchez le nom du centre de données et le pays, pas une formule comme « nous respectons le RGPD », qui n'engage à rien de vérifiable.

Attention aux sous-traitants : un outil hébergé en France peut envoyer vos données à une dizaine de services tiers, pour l'envoi de courriels, l'analyse d'usage ou le support. La liste des sous-traitants doit être publiée.

2. Le contrat de sous-traitance

Vous traitez des données personnelles de vos clients, l'éditeur les héberge : un accord de traitement des données est obligatoire. Un éditeur sérieux le fournit sans qu'on le demande. S'il faut insister, c'est déjà une réponse.

3. La conformité aux règles françaises

Pour un outil qui touche à la facturation, quatre points concrets :

• Numérotation continue et inaltérable des factures.
• Attestation de conformité de l'éditeur.
• Gestion des mentions légales françaises, dont les pénalités et l'indemnité de recouvrement.
• Trajectoire annoncée sur la facturation électronique et le format Factur-X.

Un outil étranger généraliste couvre rarement les quatre. Notre article sur la facturation électronique détaille ce que l'échéance impose.

4. Le support, dans votre langue et dans votre fuseau

Un support qui répond en douze heures depuis un autre continent est un support qui répond le lendemain. Pour une agence, la question se pose le jour où un client n'accède plus à son espace, et ce jour-là quatre heures comptent.

Les questions à poser avant de s'engager

• Où sont physiquement hébergées les données, et chez quel prestataire ?
• Quels sous-traitants interviennent, et dans quels pays ?
• Le contrat de sous-traitance est-il disponible ?
• Quelle est la procédure et le format d'export de mes données ?
• Quel est le délai de réponse contractuel du support ?
• Qui détient le capital de la société ?

Six questions, une seule réunion. Un éditeur qui répond précisément aux six mérite d'être considéré, quelle que soit sa taille.

Ce que ça change concrètement pour une agence

Trois situations où la question devient très concrète.

• Vous répondez à un marché public. La localisation des données figure de plus en plus souvent au cahier des charges, et elle est éliminatoire.
• Vous travaillez pour un client du secteur de la santé, de la défense ou de la banque. Ses propres obligations descendent jusqu'à vous, par contrat.
• Vous détenez des données personnelles nombreuses pour le compte de vos clients : bases de contacts, fichiers de prospection, candidatures.

Dans les trois cas, la réponse doit être documentée avant qu'on vous la demande. Une agence qui sait dire où sont ses données gagne des dossiers qu'une agence approximative perd.

Ce que vos clients peuvent vous demander

La question de la localisation ne vient pas seulement de vous. Elle arrive de plus en plus souvent par vos clients, et il vaut mieux avoir la réponse prête.

• Le registre des traitements. Vous devez tenir la liste des traitements de données personnelles que vous opérez, avec leurs finalités et leurs destinataires. Vos outils y figurent.
• La liste de vos sous-traitants. Un client peut légitimement demander qui héberge les données que vous traitez pour lui, et où.
• Les durées de conservation. Combien de temps gardez-vous les fichiers d'un client après la fin du contrat, et que se passe-t-il ensuite ?
• La procédure en cas de violation. Qui prévient qui, et dans quel délai.

Ces quatre éléments tiennent en deux pages. Les avoir écrits avant qu'on vous les demande transforme une question embarrassante en argument commercial, et c'est un travail qui se fait une fois.

Le piège de l'argument seul

Un outil médiocre hébergé en France reste un outil médiocre. La localisation est un critère nécessaire sur certains dossiers, jamais un critère suffisant.

L'ordre raisonnable : d'abord ce que l'outil fait de votre métier, ensuite son adoption par l'équipe, ensuite la conformité et l'hébergement, enfin le prix. Un outil parfaitement souverain que personne n'ouvre ne protège rien du tout.

Ce qu'il faut retenir

• Éditeur, hébergeur et capital sont trois choses différentes : vérifiez les trois.
• La liste des sous-traitants et leur pays doivent être publics.
• Le contrat de sous-traitance est obligatoire, et il se fournit sans qu'on le réclame.
• Pour la facturation, exigez l'attestation de conformité et la trajectoire Factur-X.
• La souveraineté est un critère nécessaire, jamais suffisant.

Klevor est édité en France, héberge ses données dans l'Union européenne et fournit son contrat de sous-traitance sur demande. Le support répond en français, aux heures françaises. Essayer Klevor quatorze jours, ou poser vos questions de conformité avant de tester.