Pénalités de retard sur facture : calcul et exemple

Les pénalités de retard existent de plein droit entre professionnels : elles sont dues dès le lendemain de l'échéance, sans qu'il faille de rappel ni de mise en demeure. La plupart des agences ne les réclament jamais, et c'est un choix défendable. Encore faut-il que ce soit un choix, pas une ignorance.

Voici comment elles se calculent, ce que change la mention portée au devis, et quand il est utile de les appliquer. Notre page sur la facturation en agence de communication traite de la chaîne complète, de l'émission au recouvrement.

Le taux applicable

Deux situations, et elles ne donnent pas le même résultat.

• Vous avez écrit un taux au devis ou aux conditions générales. C'est le vôtre qui s'applique. Il ne peut pas descendre en dessous de trois fois le taux d'intérêt légal.
• Vous n'avez rien écrit. Le taux supplétif s'applique : celui de la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de dix points.

Beaucoup d'agences reprennent tel quel le taux supplétif dans leurs conditions, et c'est raisonnable : il est élevé, il n'a pas à se justifier, et il évite de devoir défendre un taux maison.

Le calcul, pas à pas

La formule tient en une ligne :

montant TTC impayé × taux annuel × nombre de jours de retard ÷ 365

Trois précisions qui changent le résultat.

• On calcule sur le montant toutes taxes comprises, pas sur le hors taxes.
• Le retard court à partir du lendemain de l'échéance, pas de la date d'émission.
• Les intérêts courent jusqu'au paiement complet, ce qui suppose de figer une date d'arrêté quand on les réclame.

Un exemple chiffré

Facture de 4 320 € TTC, échue le 14 avril, réglée le 12 juin. Taux retenu : 12,15 pour cent, soit un taux de refinancement de 2,15 pour cent majoré de dix points.

• Jours de retard : du 15 avril au 12 juin, soit 59 jours.
• Pénalités : 4 320 × 12,15 % × 59 ÷ 365 = 84,84 €.
• Indemnité forfaitaire de recouvrement : 40 €.
• Total réclamable : 124,84 €.

Cent vingt-quatre euros sur une facture de quatre mille : le montant paraît faible, et c'est précisément la raison pour laquelle personne ne les réclame. Ce n'est pas le montant qui compte, c'est le signal.

L'indemnité forfaitaire de 40 euros

Elle est due par facture en retard, et non par client ni par relance. Un client qui laisse filer six factures doit six fois quarante euros.

Elle est forfaitaire : elle ne se justifie pas, elle ne se prouve pas, et elle s'ajoute aux pénalités. Si vos frais de recouvrement réels dépassent ce montant, un complément peut être réclamé sur justificatifs.

Comme les pénalités, elle suppose une mention au devis et sur la facture. Une phrase suffit : « en cas de retard de paiement, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € sera due, sans préjudice des pénalités de retard ».

Faut-il les appliquer

La question n'est pas juridique, elle est commerciale. Trois cas de figure.

Le client habituel qui paie à cinquante jours

Ne réclamez pas. Renégociez plutôt le délai contractuel, ou passez au prélèvement. Facturer 60 euros de pénalités à un client qui vous confie 80 000 euros par an est un mauvais calcul.

Le client qui dépasse pour la première fois

Mentionnez sans facturer. La deuxième relance rappelle que les pénalités sont dues, et s'arrête là. L'effet recherché est obtenu.

Le client installé dans le retard

Appliquez, et facturez-les séparément. C'est le seul langage qui produit un effet sur un client dont le retard est une politique de trésorerie et non un accident.

Comment les facturer

Les pénalités ne s'ajoutent pas à la facture d'origine, qui est déjà émise. Elles font l'objet d'une facture distincte, mentionnant la facture concernée, la période de retard et le taux appliqué.

Elles ne sont pas soumises à la TVA : ce sont des dommages et intérêts, pas la contrepartie d'une prestation. Comptablement, elles se rattachent à l'exercice au cours duquel elles sont acquises.

Comment les annoncer sans braquer

Réclamer des pénalités ne devrait jamais être une surprise. Trois moments suffisent à les rendre acceptables.

• À la signature du devis, une phrase orale : « nos conditions prévoient des pénalités au-delà de trente jours, comme partout ». Dit à ce moment-là, c'est une formalité ; dit après, c'est une agression.
• Sur chaque facture, en pied de page, au même endroit. Le client finit par ne plus la lire, et c'est précisément l'effet recherché : elle n'a plus l'air d'avoir été ajoutée pour lui.
• À la deuxième relance, sous forme de rappel et non de menace : « nous vous rappelons que nos conditions prévoient ».

Un client averti trois fois qui reçoit une facture de pénalités ne se sent pas puni. Un client qui la découvre sans préavis retiendra surtout qu'on lui a fait un procès pour cinquante euros.

Ce qui les rend réclamables

Trois conditions, dans l'ordre.

• Une échéance écrite sur le devis et sur la facture. Sans date d'échéance, pas de retard.
• La mention des pénalités et de l'indemnité aux conditions de vente et au devis.
• Une trace de la réclamation, datée. Le recommandé sert à cela.

La première est celle qui manque le plus souvent. Une facture qui porte seulement « payable à réception » laisse une marge d'interprétation qu'un client de mauvaise foi exploitera.

Ce qu'il faut retenir

• Les pénalités sont dues de plein droit entre professionnels, sans rappel.
• Taux minimal : trois fois le taux légal ; à défaut de mention, le taux BCE majoré de dix points.
• Calcul sur le montant TTC, du lendemain de l'échéance jusqu'au paiement.
• 40 € d'indemnité par facture en retard, pas par client.
• Elles se facturent à part, hors TVA, et ne se réclament que quand le retard est une habitude.

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