Logiciel de facturation électronique : les critères réels

Une facture électronique n'est pas un document envoyé par courriel. C'est un fichier structuré, dans un format normalisé, transmis par une plateforme agréée. C'est cette définition qui détermine ce qu'un logiciel doit savoir faire.

Voici les formats concernés, ce que change le rôle des plateformes, les six questions à poser à un éditeur et les ordres de prix observés. Notre page sur la facturation et la trésorerie traite du cycle d'encaissement.

Ce qu'est réellement une facture électronique

Trois conditions cumulatives, et c'est la troisième qui surprend.

• Un fichier structuré, lisible par une machine, et non une image ou un document destiné à l'œil.
• Un format normalisé parmi ceux retenus par le socle européen.
• Une transmission par une plateforme agréée, qui contrôle le format, achemine vers le destinataire et remonte les données à l'administration.

Un document envoyé en pièce jointe d'un courriel remplit au mieux la première condition, jamais la troisième.

Les formats du socle

• Factur-X — un document lisible à l'œil qui embarque les données structurées. C'est le format le plus confortable pour une petite structure, parce qu'il reste consultable normalement.
• Les formats purement structurés retenus par le socle européen, lisibles par les systèmes et illisibles à l'œil nu.

Le choix du format n'a pas à vous occuper : c'est l'affaire du logiciel et de la plateforme. Ce qui vous concerne, c'est qu'ils sachent produire l'un des formats admis. Ce que la réforme impose exactement, et à qui, est détaillé dans notre article sur le logiciel de facturation obligatoire.

Le rôle des plateformes agréées

Elles sont l'intermédiaire obligatoire. Elles vérifient la conformité du fichier, l'acheminent vers la plateforme du destinataire, gèrent les statuts du cycle de vie de la facture, et transmettent les données à l'administration.

Le portail public a été recentré sur un rôle d'annuaire et de concentrateur : il ne joue pas le rôle de service de dépôt gratuit universel. Il faut donc passer par une plateforme agréée, soit directement, soit via un logiciel raccordé.

Les six questions à poser à un éditeur

• Êtes-vous une plateforme agréée, ou raccordé à une ? Laquelle, et depuis quand.
• Le raccordement est-il inclus dans l'abonnement ? Ou facturé à part, au document ou au forfait.
• Gérez-vous la réception autant que l'émission ? La réception est l'échéance la plus proche et la plus oubliée.
• Suivez-vous les statuts du cycle de vie de la facture : déposée, reçue, acceptée, refusée, encaissée.
• Gérez-vous la transmission des données pour les ventes aux particuliers et les opérations avec l'étranger ?
• Comment j'exporte tout si je pars.

La deuxième question est celle qui réserve les mauvaises surprises : un abonnement affiché à quinze euros peut devenir trente une fois le raccordement et le volume de documents comptés.

Les ordres de prix observés

Trois repères, très variables selon le volume et les fonctions incluses.

• Offres d'entrée pour indépendants — de dix à trente euros par mois, raccordement souvent inclus à faible volume.
• Offres pour petites structures — de trente à cent euros par mois selon le nombre d'utilisateurs et de documents.
• Facturation au document — pratiquée par certaines plateformes, de quelques centimes à quelques dizaines de centimes par facture émise ou reçue.

Ce ne sont pas des tarifs mais des ordres de grandeur : demandez un devis sur votre volume réel, émission et réception comprises.

Les gains à attendre, au-delà de l'obligation

La réforme est vécue comme une contrainte, et elle apporte deux choses concrètes.

Le statut de la facture est connu. Vous savez si elle a été reçue, acceptée ou refusée, au lieu de supposer qu'un courriel est arrivé. Une grande partie des retards de paiement vient d'une facture jamais entrée dans le circuit de validation du client.

La saisie disparaît du côté du destinataire. Vos propres factures fournisseurs arrivent structurées, ce qui supprime la ressaisie et l'archivage manuel, sujet traité dans notre article sur la dématérialisation des factures clients.

Questions fréquentes

Ce qu'il faut retenir

• Une facture électronique est structurée, normalisée et transmise par une plateforme.
• Un document envoyé par courriel n'en est pas une.
• Six questions à l'éditeur, dont le coût réel du raccordement.
• La réception est l'échéance la plus proche et la plus oubliée.
• Le vrai gain est de connaître le statut de chaque facture.

Klevor relie le devis accepté, le travail réalisé et la facture, puis la transmission suit le canal exigé : vous ne changez pas de méthode, seulement de tuyau. Essayer Klevor quatorze jours, ou demander une démonstration.