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Un tableur peut faire office de logiciel de facturation, et il le fait dans des dizaines de milliers de petites entreprises. Il y faut une structure précise : sans elle, on obtient un fichier qui produit de jolies factures et qui ne sait pas dire ce qui reste impayé.
Voici les quatre onglets, les formules qui font le travail, et les deux limites qu'aucune astuce ne contourne. Notre page sur la facturation et la trésorerie traite du cycle d'encaissement.
Les quatre onglets
- Facture — la feuille imprimable, celle que le client reçoit. Aucune donnée de gestion.
- Registre — une ligne par facture émise : numéro, date, client, objet, montant net, montant de taxe, total, échéance, date d'encaissement. C'est l'onglet qui transforme le classeur en système.
- Clients — coordonnées, conditions de règlement, interlocuteur. Saisies une fois.
- Paramètres — vos mentions, vos taux, vos conditions. Tout ce qui se répète vit ici.
Le registre est ce qui manque à presque tous les modèles téléchargés. Sans lui, le classeur affiche la dernière facture saisie et écrase la précédente.
Les formules qui font le travail
- Le total d'une ligne : quantité multipliée par le prix unitaire, avec un test qui laisse la cellule vide si la ligne est vide.
- Le sous-total par taux : une somme conditionnelle sur la colonne des taux, indispensable dès qu'une facture mêle deux taux.
- Le numéro suivant : le nombre de lignes de l'année en cours dans le registre, plus un, mis en forme sur trois chiffres.
- L'échéance : la date d'émission plus le délai du client, lu dans l'onglet des clients.
- Le retard : la date du jour moins l'échéance, si la date d'encaissement est vide. C'est la colonne la plus utile du classeur.
Ajoutez une mise en forme conditionnelle sur cette dernière colonne : orange au-delà de zéro jour, rouge au-delà de quinze. Le registre devient alors une liste de relances à faire, sans être lu.
Les règles à ne pas transgresser
- Exporter chaque facture en document figé. Le classeur reste modifiable ; la facture émise ne doit pas l'être. C'est le point de conformité central.
- Ne jamais réutiliser un numéro, ni en supprimer une ligne du registre. Une erreur se corrige par un avoir.
- Ne jamais envoyer le classeur au client : il verrait vos formules, vos marges et les autres clients.
- Sauvegarder ailleurs. Un classeur unique sur un seul poste est le mode de destruction le plus courant d'une comptabilité.
Est-ce légal
Oui aujourd'hui, à trois conditions : les mentions obligatoires figurent, la numérotation est continue sans trou ni doublon, et les factures sont conservées dix ans sous une forme non modifiable après émission.
Aucun texte n'impose de logiciel de facturation. Ce qui va changer, c'est le canal de transmission entre entreprises, sujet traité dans notre article sur le logiciel de facturation obligatoire.
Les deux limites qu'aucune astuce ne contourne
La modification après émission. Un classeur permet de rouvrir une facture et de changer un montant. L'export en document figé règle le problème sur le fond, mais rien n'empêche matériellement la manipulation, et c'est cette absence de garde-fou qui distingue le tableur d'un logiciel.
La transmission électronique. À partir de l'obligation d'émission pour votre catégorie d'entreprise, une facture destinée à une autre entreprise devra être un fichier structuré transmis par une plateforme agréée. Un classeur ne produit ni l'un ni l'autre.
Quand le classeur cesse de suffire
- Au-delà d'une vingtaine de factures par mois, la tenue du registre devient une corvée.
- Dès que deux personnes émettent des factures, la numérotation unique devient intenable.
- Quand vous recopiez un devis pour établir la facture, trois à cinq minutes par dossier plus le risque d'écart.
Les options gratuites au-delà du tableur sont détaillées dans notre comparatif des logiciels de facturation gratuits.
Questions fréquentes
Est-ce légal de faire des factures sur Excel ?
Oui, si les factures portent les mentions requises, suivent une numérotation continue, et sont conservées en format non modifiable après émission, ce qui suppose un export figé de chaque document. Cela cessera de suffire pour les échanges entre entreprises lorsque l'obligation d'émission électronique s'appliquera à votre catégorie.
Quel est le meilleur logiciel gratuit pour établir une facture ?
Le tableur reste le plus souple et le plus répandu, à condition d'y ajouter un registre des factures émises. Les plans gratuits des logiciels de facturation apportent deux choses qu'un classeur ne garantit pas : une numérotation non modifiable et un historique consultable. Le choix dépend surtout de votre volume mensuel.
Où trouver un modèle de facture Excel ?
Les éditeurs de tableurs en proposent, et de nombreux sites en diffusent gratuitement. Vérifiez trois points avant d'adopter un modèle : les totaux doivent être calculés et non saisis, les sous-totaux doivent gérer plusieurs taux, et il doit exister un registre des factures. Ce dernier manque presque toujours.
Comment suivre les impayés dans un tableur ?
Ajoutez au registre une colonne d'échéance et une colonne de date d'encaissement, puis une colonne calculant le retard quand l'encaissement est vide. Une mise en forme conditionnelle colore les lignes en retard, et le registre devient une liste de relances. C'est le principe détaillé dans notre article sur le suivi de facturation.
Ce qu'il faut retenir
- Quatre onglets, et le registre est celui qui compte.
- La colonne de retard transforme le classeur en liste de relances.
- Exportez chaque facture en document figé, et sauvegardez ailleurs.
- Une erreur se corrige par un avoir, jamais par une suppression.
- Deux limites structurelles : la modification et la transmission électronique.
Dans Klevor, ce classeur n'a plus lieu d'être : la facture découle du devis accepté, la numérotation est tenue, chaque document reste figé, et les retards remontent seuls. Essayer Klevor quatorze jours, ou demander une démonstration.