Logiciel de gestion de projet : lequel pour une agence

Un logiciel de gestion de projet sert à savoir qui fait quoi, pour quand, et où en est chaque dossier. Pour une agence, il doit faire une chose de plus, et c'est elle qui départage tous les outils du marché : relier le travail au budget vendu.

Voici les quatre familles d'outils, ce que chacune sait faire, et les critères qui comptent quand on gère des dossiers clients plutôt que des projets internes. Notre page sur la gestion de projet en agence traite du process en amont du choix d'outil.

Les quatre familles d'outils

Les gestionnaires de tâches

Des colonnes, des cartes, des personnes assignées. Ils font très bien une chose : donner à une petite équipe une vue partagée de ce qui est en cours. La prise en main tient en une demi-journée, et la version gratuite suffit souvent pour de petites équipes.

Leur limite est nette : ils ignorent l'argent. Ils diront que six tâches sur dix sont faites, jamais que le dossier a consommé quatorze jours pour dix vendus.

Les espaces de travail

Très souples, ils permettent de bâtir sa propre structure : bases de données, vues, documents. C'est aussi leur difficulté. Chacun construit sa page, et six mois plus tard personne ne sait où est l'information de référence.

Les outils de gestion de projet complets

Diagramme de Gantt, dépendances, charge des ressources, mises à jour en temps réel. Ils gèrent des projets complexes et des équipes nombreuses, avec une approche agile ou classique selon la configuration. Solides sur la production, ils restent faibles sur le devis et la facture, et leur prise en main se compte en jours.

Les logiciels métier d'agence

Le dossier client, le devis, la production, la facture et l'espace client dans le même outil. Moins de fonctions de planification pure, mais la continuité que les trois autres familles n'ont pas.

Les critères qui comptent pour une agence

Dans l'ordre, et le premier fait la moitié de la décision.

• Le devis, la production et la facture au même endroit. C'est ce qui manque à presque tous les outils, et c'est ce qui détermine si vous saurez quels dossiers sont rentables.
• Un espace pour le client, distinct de l'espace interne. Sans lui, vous continuerez de répondre par courriel à « où en est mon dossier ».
• Le temps passé rattaché à une ligne de devis. Un suivi du temps qui ne rejoint pas un montant vendu ne sert qu'à remplir des cases.
• La prise en main en moins d'une journée. Un outil que l'équipe n'adopte pas en une semaine ne sera jamais adopté.
• La sortie de vos données. Vérifiez avant d'entrer comment on sort : c'est la question qu'on ne pense jamais à poser et qui coince trois ans plus tard.

Le prix arrive en sixième. Une agence de six personnes qui facture 400 euros la journée récupère le coût d'un abonnement dès qu'elle retrouve une demi-journée par mois.

Gratuit ou payant

Les versions gratuites des grands outils couvrent réellement le besoin d'une équipe de moins de dix personnes sur un projet à la fois. Trois réserves les accompagnent presque toujours.

• Le nombre d'utilisateurs est plafonné, et les intervenants extérieurs comptent.
• Les automatisations et les mises à jour groupées appartiennent aux formules payantes. Ce sont elles qui font gagner du temps.
• Le suivi du temps est en option, quand il existe.

Notre article sur les logiciels de gestion de projet gratuits détaille où s'arrête chaque offre.

Ce qui déclenche vraiment un changement d'outil

Trois signaux, et le troisième est le plus fiable parce qu'il se produit devant témoin.

• Vous passez plus d'une heure par semaine à recopier des informations d'un outil vers un autre. Une heure hebdomadaire, c'est six jours par an.
• Vous ne savez pas dire, sans calculer, quels dossiers sont rentables. Si la question demande trente minutes de tableur, vous ne vous la poserez pas assez souvent.
• Un client demande où en est son dossier et vous devez ouvrir trois outils pour lui répondre.

Comment tester avant de s'engager

Un essai gratuit de deux semaines sur un vrai dossier, jamais sur un projet fictif. Trois questions à la fin :

• L'équipe y est-elle allée sans qu'on le lui rappelle ?
• Un client a-t-il trouvé ce qu'il cherchait sans nous écrire ?
• A-t-on cessé d'utiliser un autre outil pendant ces deux semaines ?

Trois non, et l'outil ne sera pas adopté, quelles que soient ses qualités.

Combien d'outils pour une agence

Deux, trois au maximum : un outil de gestion qui porte les dossiers, une messagerie d'équipe pour l'échange court, un espace de fichiers si les livrables sont lourds.

Chaque outil supplémentaire crée un endroit où chercher, donc un endroit où ne pas trouver. Une agence de dix personnes qui en utilise sept passe une demi-journée par semaine à faire circuler l'information entre eux.

Questions fréquentes

Ce qu'il faut retenir

• Quatre familles d'outils, et une seule relie le travail au budget.
• Le critère décisif en agence : devis, production et facture au même endroit.
• Un espace client séparé de l'espace interne, sinon rien ne change.
• Testez sur un vrai dossier, deux semaines, trois questions.
• Deux outils, trois au plus.

Klevor relie ce que les autres laissent séparé : le devis accepté, les tâches qui en découlent, le temps saisi dessus et la facture qui en sort. Vous voyez la marge pendant que le dossier tourne, pas trois mois après. Essayer Klevor quatorze jours, ou parler à quelqu'un qui connaît le métier pour savoir si c'est adapté à votre structure.