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Un tableau de bord est une vue d'ensemble qui doit se lire en dix secondes et dire s'il faut agir. La plupart échouent pour une raison unique : ils affichent quinze indicateurs mis à jour à la main, et ils sont abandonnés au deuxième mois.
Voici un exemple chiffré, les six indicateurs qui comptent pour une agence, et la règle qui fait qu'un tableau de bord survit. Notre page sur la production et les process d'agence traite de la méthode en amont.
À quoi sert un tableau de bord
À une chose : déclencher une décision. Un indicateur qui ne changera jamais ce que vous faites demain n'a rien à y faire, si intéressant soit-il.
C'est le critère qui permet de trancher devant chaque ligne. « Nombre de tâches créées ce mois » est une donnée. « Jours consommés contre jours vendus » est un indicateur : quand il passe une limite, quelqu'un décroche son téléphone.
Les quatre types de tableaux de bord
- Stratégique — la direction, sur un trimestre. Marge par type de mission, taux de renouvellement, carnet de commandes.
- Opérationnel — l'équipe, chaque semaine. Charge, retards, ce qui attend le client.
- Analytique — ponctuel, pour comprendre un écart. Il s'ouvre quand un indicateur du tableau opérationnel a bougé.
- Financier — la trésorerie, chaque mois. Encours, encaissé, âge des créances.
Une agence de dix personnes en tient deux : l'opérationnel et le financier. Les deux autres se construisent à la demande, et vouloir les tenir en permanence est la façon la plus sûre de n'en tenir aucun.
Les six indicateurs, et pas un de plus
- Avancement — livrables acceptés sur livrables prévus. Un rapport entre deux nombres, pas une estimation.
- Consommé sur vendu — jours passés divisés par jours vendus.
- Écart de calendrier — jours entre la livraison prévue et la livraison projetée aujourd'hui.
- Facturé sur encaissé — ce qui est parti, ce qui est rentré.
- Ce qui attend le client — décisions et éléments en attente, avec leur ancienneté.
- Risques actifs — deux ou trois, jamais dix.
Le couple avancement et consommé est le seul qui annonce une perte à l'avance. Un dossier à 40 pour cent d'avancement et 70 pour cent de consommation est en perte, et il le dit trois mois avant la facture finale.
Un exemple de tableau de bord
Semaine 41 — quatre dossiers actifs
- Maison Verrier — avancement 70 %, consommé 62 %, écart 0 jour, facturé 60 % encaissé 60 %, en attente client : douze photographies depuis 6 jours. Vert.
- Groupe Fauvel — avancement 40 %, consommé 71 %, écart +8 jours, facturé 30 % encaissé 0 %, en attente client : rien. Rouge. La marge est déjà partie ; l'avenant se discute cette semaine ou jamais.
- Cabinet Aubry — avancement 90 %, consommé 78 %, écart −2 jours, facturé 70 % encaissé 70 %. Vert.
- Atelier Nord — avancement 15 %, consommé 12 %, écart 0 jour, en attente client : validation de l'arborescence depuis 14 jours. Orange. Le projet ne dérape pas encore, mais il ne démarre pas.
Quatre lignes, six colonnes. Elles disent en dix secondes qu'il faut appeler Fauvel aujourd'hui et relancer Atelier Nord.
La règle qui fait tenir un tableau de bord
On ne saisit jamais deux fois la même information. C'est la seule règle, et c'est celle qui décide de la survie du tableau.
Un tableau de bord alimenté à la main demande vingt minutes par semaine. Il est tenu trois semaines, puis une semaine est sautée, puis le mois entier. Quand on y revient, les données sont fausses, et un indicateur dont on doute est un indicateur qu'on ne consulte plus.
Les données doivent donc venir de là où elles sont déjà : le temps saisi, le devis signé, la facture émise, le livrable validé. Le tableau ne fait que les rapprocher.
Comment le construire
Trois onglets suffisent dans un tableur, et pas un de plus.
- Saisie — une ligne par jour travaillé : date, personne, dossier, heures. C'est le seul onglet qu'on remplit.
- Dossiers — une ligne par projet : client, montant vendu, jours vendus, date de livraison.
- Tableau de bord — aucune saisie, uniquement des formules.
Ajoutez une mise en forme conditionnelle sur la colonne du consommé : vert en dessous de 80 pour cent du vendu, orange jusqu'à 100, rouge au-delà. C'est ce qui rend le tableau lisible sans être lu.
La construction s'appuie sur le calendrier du projet : les jalons du rétroplanning deviennent les échéances que le tableau surveille.
Passé une quinzaine de dossiers actifs, le classeur atteint sa limite et c'est un logiciel de gestion de projet qui reprend l'alimentation, à condition qu'il connaisse les montants vendus.
Le rythme
Une fois par semaine, le même jour, en dix minutes. Le vendredi en fin de journée fonctionne bien : la semaine est complète et la mémoire est fraîche.
La revue mensuelle arrive trop tard : un dérapage détecté au bout de trente jours a déjà consommé son budget.
Questions fréquentes
C'est quoi un tableau de bord, avec un exemple ?
C'est une vue synthétique qui rassemble quelques indicateurs pour décider vite. Exemple pour une agence : quatre dossiers en lignes, et en colonnes l'avancement, le consommé sur le vendu, l'écart de calendrier, le facturé sur l'encaissé et ce qui attend le client. Un dossier à 40 pour cent d'avancement pour 71 pour cent de consommation ressort en rouge : c'est le seul appel à passer dans la journée.
Quels sont les quatre types de tableaux de bord ?
Le stratégique, pour la direction, sur un trimestre. L'opérationnel, pour l'équipe, chaque semaine. L'analytique, ouvert ponctuellement pour comprendre un écart. Le financier, pour la trésorerie, chaque mois. Une petite structure en tient deux : l'opérationnel et le financier.
Quels sont les quatre types d'indicateurs ?
Les indicateurs de résultat, qui mesurent ce qui est atteint. Les indicateurs d'activité, qui mesurent ce qui est produit. Les indicateurs de moyens, qui mesurent ce qui est consommé. Les indicateurs d'alerte, qui ne servent qu'à déclencher une action au franchissement d'un seuil. Dans un tableau de bord d'agence, le rapport consommé sur vendu appartient à la dernière famille, et c'est le plus utile des quatre.
Comment créer un tableau de bord ?
Commencez par les décisions, pas par les données. Écrivez les trois ou quatre décisions que vous prenez chaque semaine, puis cherchez le chiffre qui les déclenche. Vous obtiendrez cinq ou six indicateurs, jamais quinze. Posez ensuite une seule feuille de saisie, une feuille de référence, une feuille de restitution, et une mise en forme conditionnelle qui colore ce qui dépasse.
Ce qu'il faut retenir
- Un indicateur qui ne déclenche aucune décision n'a rien à y faire.
- Six indicateurs, une mise à jour hebdomadaire de dix minutes.
- Avancement contre consommé : le seul couple qui annonce une perte à l'avance.
- Jamais deux saisies de la même information.
- Une couleur sur le dépassement, et le tableau se lit sans être lu.
Dans Klevor, le tableau de bord se remplit tout seul : les heures saisies, les devis acceptés et les factures émises alimentent les mêmes indicateurs, sans classeur à entretenir. Vous consultez au lieu de recopier. Essayer Klevor quatorze jours et comparez avec votre fichier actuel, ou demandez une démonstration sur vos propres dossiers.