Logiciel de gestion documentaire : ce qu'une GED apporte

Une gestion électronique des documents, abrégée en GED, est un logiciel qui range, retrouve, versionne et conserve les documents d'une entreprise. La question qu'on se pose en réalité est plus terre à terre : en quoi est-ce différent d'un espace de fichiers partagé, que nous avons déjà.

La réponse tient en cinq fonctions, dont deux seulement justifient vraiment le changement pour une petite structure. Notre page sur la production et les process d'agence traite de l'organisation du travail que ces documents accompagnent.

Ce qu'un espace de fichiers ne fait pas

Un espace de fichiers partagé range et partage, ce qui couvre la majorité des besoins. Il ne fait pas cinq choses.

• Il ne connaît pas les versions. Le document validé et le brouillon se ressemblent, et c'est la source d'erreur la plus coûteuse : un fichier obsolète envoyé au client.
• Il ne sait pas qui doit valider quoi. Un circuit d'approbation se bricole par courriel.
• Il ne cherche pas dans le contenu des documents numérisés, faute de reconnaissance de texte.
• Il ne conserve pas la trace de qui a consulté ou modifié quoi.
• Il n'applique pas de durée de conservation. Les documents s'accumulent, y compris ceux qu'il faudrait supprimer.

Les deux fonctions qui justifient le passage

Pour une entreprise de moins de cinquante personnes, deux motifs suffisent et les autres sont des bonus.

La version de référence. Un document a un état, et l'utilisateur ne voit que le dernier validé sans avoir à comparer des dates de modification. C'est ce qui supprime la question « c'est bien la dernière version ? » posée dix fois par semaine.

La recherche dans le contenu. Retrouver un contrat par une clause plutôt que par un nom de fichier change la nature de l'archivage. Sur des documents numérisés, cela suppose une reconnaissance de caractères, qui est la fonction technique la plus utile de la famille.

Un classement qui tient dans le temps

Aucun logiciel ne sauve un classement mal pensé. Trois règles suffisent, et elles valent aussi bien dans un espace de fichiers que dans une GED.

• Une seule racine par client, puis par dossier. Jamais un classement par type de document au premier niveau : personne ne cherche « tous les devis », on cherche le devis d'un client.
• Une convention de nommage écrite, avec la date en tête au format année-mois-jour, qui trie correctement toute seule.
• Un seul endroit pour le document validé, et un sous-dossier de travail pour le reste.

Cette convention se décide en trente minutes et évite plusieurs années de désordre. C'est le meilleur rapport entre l'effort et le résultat de tout le sujet.

Les offres gratuites et libres

Il existe des solutions de gestion documentaire libres, installables sur son propre serveur, qui couvrent le versionnement, les circuits de validation et la recherche en texte intégral sans limite d'utilisateurs.

Comme pour tout logiciel libre, le coût se déplace vers l'installation et la maintenance. Comptez une journée pour démarrer et une demi-journée par an ensuite. Ce raisonnement est le même que pour les logiciels de gestion de projet gratuits : la gratuité déplace la dépense, elle ne la supprime pas.

Le piège de l'outil documentaire séparé

Une GED autonome crée un endroit de plus. Le devis vit dans l'outil de gestion, sa copie signée dans la GED, et il faut se souvenir laquelle fait foi. La duplication annule le bénéfice recherché.

Pour une entreprise de services, la question utile n'est donc pas « quelle GED » mais « où les documents doivent-ils vivre ». La réponse est presque toujours : à côté du dossier client auquel ils appartiennent, ce que décrit notre article sur la gestion client.

Ce que la loi impose de conserver

• Les pièces comptables, factures comprises, dix ans.
• Les contrats commerciaux, cinq ans, davantage pour certains engagements.
• Les documents relatifs au personnel, des durées variables selon leur nature.

Une conservation ne vaut que si elle est lisible dans dix ans. Deux précautions valent mieux qu'un logiciel : un format ouvert, et une sauvegarde hors de l'outil qui produit les documents.

Questions fréquentes

Ce qu'il faut retenir

• Deux fonctions justifient une GED : la version de référence et la recherche dans le contenu.
• Un classement par client, jamais par type de document.
• La date en tête du nom de fichier, au format année-mois-jour.
• Une GED séparée crée un endroit de plus, donc une duplication.
• Dix ans pour les pièces comptables, dans un format ouvert.

Dans Klevor, les documents ne vivent pas dans un outil à part : ils sont attachés au dossier client, avec la version remise au client clairement distinguée des documents de travail. Essayer Klevor quatorze jours, ou demander une démonstration sur vos propres dossiers.