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Un rétroplanning est un calendrier de projet construit à l'envers : on part de la date de livraison et on remonte, tâche par tâche, jusqu'à découvrir la date à laquelle il aurait fallu commencer. Souvent, c'était la semaine dernière.
C'est précisément pour cela qu'on le fait. Un rétroplanning ne sert pas à planifier, il sert à découvrir ce qui ne tient pas avant de s'engager. Voici la méthode, un exemple sur douze semaines, et ce qu'il faut savoir avant de le construire dans Excel. Notre page sur la production et les process d'agence traite de ce qui vient après, quand le projet tourne.
Rétroplanning et planning : la différence
Un planning classique se lit du début vers la fin : on part d'une date de démarrage et on empile les étapes. Un rétroplanning part de la livraison finale et remonte le fil.
La différence n'est pas cosmétique. Le planning classique répond à « quand aurons-nous fini ». Le rétroplanning répond à « à quelle date devions-nous commencer, et l'avons-nous déjà dépassée ». Sur un projet à date butoir imposée, salon, assemblée générale, saison commerciale, seule la seconde question compte.
La méthode en cinq temps
1. Poser la date de fin, et la vérifier
Pas la date annoncée en réunion : celle qui est écrite au devis signé. S'il y a un écart entre les deux, le rétroplanning est le bon moment pour le découvrir.
2. Lister les livrables, pas les activités
Un rétroplanning se construit sur des choses qu'on remet, pas sur des choses qu'on fait. « Maquette de la page d'accueil validée » est un livrable ; « travailler sur les maquettes » n'en est pas un, et ne se date pas.
3. Remonter en partant du dernier
Chaque livrable a une durée et une dépendance. On les pose à rebours : le dernier livrable, puis celui dont il dépend, et ainsi de suite jusqu'au premier. La chaîne des tâches dépendantes qui commande la date finale est le chemin critique : tout retard sur l'une d'elles décale la livraison d'autant.
4. Intercaler les temps de validation client
C'est l'étape que tout le monde oublie, et celle qui fait exploser les plannings d'agence. Un client met en moyenne cinq jours ouvrés à valider un livrable, pas deux. Trois validations dans un projet, cela fait trois semaines de calendrier qui n'apparaissent dans aucune estimation de charge.
5. Ajouter la marge, et l'écrire
Quinze pour cent de la durée totale, posés en fin de projet et non répartis sur chaque tâche. Une marge répartie se fait manger sans que personne s'en aperçoive ; une marge groupée se voit.
Un exemple de rétroplanning sur douze semaines
Refonte d'un site vitrine, livraison ferme au 12 décembre. On remonte.
- S12 — 12 décembre : mise en ligne.
- S11 : recette client et corrections. Cinq jours ouvrés, dont trois d'attente côté client.
- S9 à S10 : intégration des neuf pages.
- S8 : validation des maquettes par le client. Cinq jours.
- S6 à S7 : maquettes des pages intérieures.
- S5 : validation de la maquette d'accueil. Cinq jours.
- S4 : maquette de la page d'accueil.
- S3 : livraison des contenus et des photos par le client. Jalon bloquant.
- S2 : arborescence et plan de contenu.
- S1 — 22 septembre : réunion de lancement, brief validé.
Ce rétroplanning dit deux choses immédiatement. Il faut commencer le 22 septembre, pas en octobre. Et quinze jours ouvrés sur soixante sont des jours d'attente client : un quart du calendrier ne dépend pas de vous.
Les jalons bloquants, à marquer autrement
Dans l'exemple, la semaine 3 porte une remise de contenus par le client. Si elle glisse d'une semaine, tout glisse d'une semaine. Ce n'est pas une tâche comme les autres.
Trois jalons bloquants suffisent à décrire un projet d'agence : la remise des éléments par le client au démarrage, la validation de la direction créative au milieu, la recette à la fin. Écrivez à côté de chacun ce qui se passe s'il glisse. Pas pour menacer : pour que le client sache, avant de signer, qu'un retard de sa part décale la livraison d'autant. Cette conversation se tient mieux en septembre qu'en décembre.
Le construire dans Excel
Un tableur convient parfaitement pour un premier rétroplanning, et c'est souvent le meilleur endroit pour apprendre la méthode.
- Une ligne par livrable, une colonne par semaine.
- Une mise en forme conditionnelle qui colore les cellules entre la date de début et la date de fin : c'est ce qui donne l'allure d'un diagramme en barres horizontales.
- Une colonne « responsable » avec un nom, jamais un service.
- Une couleur distincte pour les jalons dont le client est responsable.
Sa limite arrive vite : déplacer une tâche ne décale pas les suivantes. Sur un projet de trois mois avec quarante tâches, cela représente une demi-journée de recalage par mois. C'est le moment de regarder du côté d'un logiciel de gestion de projet, où les dépendances se propagent toutes seules.
Quatre erreurs qui reviennent
Compter en jours travaillés au lieu de jours calendaires
Deux jours de travail répartis sur une semaine font une semaine de calendrier. Un rétroplanning se lit en dates, pas en charge, et mélanger les deux produit des plannings qui semblent tenir et qui ne tiennent pas.
Oublier les congés
Un projet qui traverse août ou la deuxième quinzaine de décembre perd deux à trois semaines. Cela se pose au moment de construire.
Ne pas le partager avec le client
Un rétroplanning gardé en interne ne sert qu'à mesurer le retard. Partagé, il devient un engagement mutuel : le client voit ses propres échéances et comprend que sa validation du 8 novembre est une date, pas une intention.
Le construire une fois et ne plus y toucher
Un rétroplanning qui n'est pas mis à jour à la première dérive devient une fiction. Une révision par mois suffit, à condition qu'elle soit faite. C'est là qu'un tableau de bord de projet prend le relais : il dit où l'on en est sans rouvrir le calendrier.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre un planning et un rétroplanning ?
Un planning se construit du démarrage vers la livraison. Un rétroplanning se construit de la livraison vers le démarrage. Le premier calcule une date de fin, le second calcule une date de début obligatoire à partir d'une date de fin imposée. Sur un projet à échéance ferme, seul le second permet de savoir si l'on est déjà en retard avant d'avoir commencé.
Comment faire un rétroplanning dans Excel ?
Posez une ligne par livrable et une colonne par semaine. Écrivez la date de livraison dans la dernière colonne, puis remontez en soustrayant la durée de chaque tâche et les délais de validation. Une mise en forme conditionnelle qui colore les cellules comprises entre le début et la fin de chaque tâche donne l'allure d'un diagramme en barres. Prévoyez une colonne pour le responsable et une couleur distincte pour les jalons client.
Quel est le meilleur logiciel de rétroplanning ?
Celui qui propage les dépendances : quand une tâche glisse, les suivantes doivent se décaler seules. C'est la seule fonction qu'un tableur ne sait pas faire et qui coûte une demi-journée par mois. Pour une agence, le critère qui départage vient après : le calendrier doit être relié au devis signé et au temps réellement passé, sinon on planifie sans savoir si le projet rapporte.
Quel est le synonyme de rétroplanning ?
On rencontre « planning inversé », « planning à rebours » et « rétro-planning » avec un trait d'union. En anglais, on parle de backward scheduling. Tous désignent la même méthode : partir de l'échéance et remonter.
Ce qu'il faut retenir
- On construit de la fin vers le début, à partir de la date du devis signé.
- On date des livrables, jamais des activités.
- Comptez cinq jours ouvrés par validation client, pas deux.
- Quinze pour cent de marge, groupée en fin de projet.
- Marquez les jalons bloquants et partagez-les avec le client.
Un rétroplanning n'a de valeur que s'il vit avec le projet. Dans Klevor, les jalons deviennent des échéances réelles, les retards remontent avant d'être irrattrapables, et le client voit ce qui l'attend depuis son propre espace. Essayer Klevor quatorze jours sur votre prochain dossier, ou parler à quelqu'un qui connaît le métier avant de vous décider.