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Un rétroplanning dans un tableur se construit à l'envers : on écrit la date de livraison dans la dernière ligne, puis on remonte en soustrayant la durée de chaque tâche jusqu'à obtenir la date de démarrage.
Voici la structure exacte des colonnes, les formules qui évitent de tout recalculer à la main, et l'endroit précis où le tableur atteint sa limite. Notre page sur la production et les process d'agence traite de la méthode indépendamment de l'outil.
La structure du tableau
Six colonnes à gauche, puis une colonne par semaine. Pas davantage : chaque colonne supplémentaire est une colonne que personne ne remplira.
- Livrable — le résultat attendu, jamais une activité. « Maquette d'accueil validée », pas « travailler sur les maquettes ».
- Responsable — un nom de personne, jamais un service.
- Durée — en jours ouvrés.
- Fin — la date à laquelle le livrable doit être prêt.
- Début — calculé, jamais saisi.
- Dépend de — le numéro de la ligne précédente.
Les trois formules qui font le travail
La date de début. Elle se déduit de la date de fin moins la durée, en jours ouvrés. La fonction de travail d'un tableur accepte une durée négative et saute automatiquement les week-ends. Passez-lui aussi la liste des jours fériés, sinon un projet qui traverse mai perdra trois jours sans que personne s'en aperçoive.
La date de fin de la tâche précédente. Elle vaut la date de début de la tâche qui en dépend, moins un jour ouvré. C'est cette chaîne de références qui fait remonter le calendrier tout seul quand on modifie la date de livraison finale.
La couleur des barres. Une règle de mise en forme conditionnelle qui colore une cellule quand la date figurant en haut de sa colonne est comprise entre le début et la fin de la ligne. C'est ce qui donne l'allure d'un diagramme en barres, sans aucun graphique.
La ligne d'en-tête des semaines
Écrivez la date du lundi de la première semaine dans la première colonne de la grille, puis ajoutez sept jours de colonne en colonne. N'écrivez jamais les dates à la main : c'est la source d'erreur la plus fréquente, et elle ne se voit pas.
Ajoutez au-dessus une ligne avec le numéro de semaine. C'est le repère que les équipes utilisent en réunion, et il évite les malentendus entre le début et la fin d'un mois.
Ce qu'il faut ajouter pour que ce soit utile
- Une couleur distincte pour les tâches du client. Validations, remise de contenus, décisions. Elles représentent souvent un quart du calendrier.
- Une ligne de jalons, sans durée, pour les dates fermes.
- Une colonne d'état à trois valeurs seulement : à faire, en cours, terminé.
- Une ligne de marge en fin de projet, valant quinze pour cent de la durée totale, groupée et non répartie.
La marge répartie sur chaque tâche se fait manger sans que personne s'en aperçoive. Groupée, elle se voit et se défend.
Les quatre erreurs classiques dans un tableur
- Saisir les dates de début à la main. Elles cessent alors d'être cohérentes dès le premier décalage.
- Compter en jours de travail au lieu de jours de calendrier. Deux jours d'effort étalés sur une semaine occupent une semaine.
- Oublier les jours fériés et les congés. Un projet qui traverse août perd deux à trois semaines.
- Ne compter que deux jours par validation client. La moyenne réelle est de cinq jours ouvrés.
Où le tableur s'arrête
Sur un point unique, et il est structurel : les dépendances ne se propagent pas toutes seules au-delà d'une chaîne simple. Sur un projet de quarante tâches avec des branches parallèles, un décalage demande de reprendre les formules à la main.
Comptez une demi-journée de recalage par mois sur un projet de trois mois. C'est le seuil où un outil qui propage les retards se rentabilise, comme le détaille notre article sur le logiciel de Gantt.
Questions fréquentes
Comment faire un rétroplanning sur Excel ?
Écrivez la date de livraison, puis remontez en calculant chaque date de début comme la date de fin moins la durée en jours ouvrés. Reliez ensuite chaque tâche à la précédente, de sorte que modifier la date finale fasse remonter tout le calendrier. Ajoutez enfin une mise en forme conditionnelle qui colore les cellules situées entre le début et la fin de chaque ligne pour obtenir les barres.
Comment faire un rétroplanning sans tableur ?
La méthode reste identique et se pose très bien sur papier : la date de fin, les livrables listés à l'envers, cinq jours ouvrés par validation client, et quinze pour cent de marge en fin de projet. La démarche complète est détaillée dans notre article sur le rétroplanning.
Comment générer un planning à partir d'un tableau ?
Il faut trois colonnes minimum : la tâche, sa date de début et sa durée. Le reste se déduit. Une mise en forme conditionnelle transforme ces trois colonnes en barres sur une grille de semaines, ce qui est plus simple à maintenir qu'un graphique en barres empilées.
Existe-t-il des modèles de rétroplanning prêts à l'emploi ?
Beaucoup circulent, et ils font gagner une heure de mise en forme. Vérifiez deux points avant de vous y installer : que les dates de début soient calculées et non saisies, et que le modèle accepte les jours fériés. Sans ces deux points, le fichier devient faux au premier décalage.
Ce qu'il faut retenir
- Six colonnes, puis une colonne par semaine.
- Les dates de début se calculent, elles ne se saisissent jamais.
- Passez la liste des jours fériés à la formule de jours ouvrés.
- Cinq jours ouvrés par validation client, quinze pour cent de marge groupée.
- Le tableur cède vers quarante tâches avec des branches parallèles.
Dans Klevor, ce calendrier n'est pas un fichier à part : les échéances appartiennent au dossier issu du devis accepté, les retards remontent seuls, et le client voit ses propres délais depuis son espace. Essayer Klevor quatorze jours sur votre prochain projet, ou parler à quelqu'un qui connaît le métier.