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Relier le stock à la facturation résout un problème précis : la sortie de marchandise et la ligne facturée décrivent le même mouvement, et les saisir séparément produit tôt ou tard deux vérités.
Voici quand cette liaison est nécessaire, les méthodes de réapprovisionnement qui la précèdent, et le seuil à partir duquel un outil combiné se justifie. Notre page sur la facturation et la trésorerie traite du versant facturation.
Qui a réellement besoin des deux
Trois cas, et seulement trois.
- Le négoce et la revente, où chaque facture correspond à une sortie physique.
- La production avec matières, où la marge dépend du coût d'achat des composants.
- Les métiers mixtes, prestation et fourniture : un installateur, un artisan qui pose du matériel.
Une entreprise de services pure n'a pas de stock : ce qu'elle consomme, c'est du temps. Sa question équivalente est le rapprochement entre le temps passé et le montant vendu, ce que traite notre article sur le tableau de bord.
Les quatre méthodes de réapprovisionnement
Elles se distinguent par deux variables : la période est-elle fixe, la quantité est-elle fixe.
- La méthode calendaire — période fixe, quantité fixe. On commande la même quantité à date régulière. Simple, adaptée à une consommation stable.
- Le recomplètement — période fixe, quantité variable. À date régulière, on remonte le stock à un niveau cible.
- Le point de commande — période variable, quantité fixe. On commande une quantité définie dès que le stock passe sous un seuil. C'est la méthode la plus répandue.
- L'approvisionnement à la commande — période et quantité variables. On commande ce qui est nécessaire, quand un besoin apparaît. Adapté aux articles chers ou peu rotatifs.
Les quatre niveaux de stock
- Le stock minimum — la quantité consommée pendant le délai de livraison du fournisseur.
- Le stock de sécurité — la marge qui absorbe un retard de livraison ou un pic de consommation.
- Le stock d'alerte — la somme des deux précédents. C'est le niveau qui déclenche la commande.
- Le stock maximum — le plafond au-delà duquel la trésorerie immobilisée coûte plus que le service rendu.
Le troisième est le seul qui déclenche une action. Les autres servent à le calculer.
Ce que la liaison stock et facturation apporte
- Une saisie unique. La ligne facturée décrémente le stock, sans double saisie ni oubli.
- La marge réelle par article, qui suppose de connaître le coût d'achat au moment de la vente.
- La disponibilité au moment du devis. Vendre ce qu'on n'a pas et qui ne se réapprovisionne pas avant six semaines est une erreur coûteuse et évitable.
- L'inventaire simplifié, parce que le stock théorique est tenu en continu et que l'écart avec le comptage devient exploitable.
Quand deux outils valent mieux qu'un
Un outil combiné fait rarement aussi bien les deux. Si votre stock est complexe, avec des variantes, des lots, des dates de péremption ou plusieurs entrepôts, un outil de stock dédié rendra plus de service qu'un module de facturation avec une fonction stock.
À l'inverse, si le stock se limite à une centaine de références simples et que la difficulté est la facturation, un outil de facturation doté d'un stock basique suffit. Le raisonnement rejoint celui de notre article sur le meilleur logiciel de facturation : le meilleur outil est celui qui traite votre difficulté principale.
Le tableur, jusqu'où
Il tient jusqu'à une centaine de références et une personne qui le met à jour. Trois onglets suffisent : articles avec le coût d'achat et le seuil d'alerte, mouvements avec les entrées et les sorties, et un état calculé.
La bascule se reconnaît à deux signes : le stock affiché ne correspond plus au comptage physique, et deux personnes saisissent des mouvements. Le second est décisif, parce qu'il produit des écarts que personne n'arrive plus à expliquer.
Questions fréquentes
Quelles sont les quatre méthodes de gestion de stock ?
La méthode calendaire, à période et quantité fixes. Le recomplètement, à période fixe et quantité variable. Le point de commande, à période variable et quantité fixe, qui est la plus répandue. Et l'approvisionnement à la commande, à période et quantité variables, adapté aux articles chers ou peu rotatifs.
Quels sont les quatre niveaux de stock ?
Le stock minimum, qui couvre le délai de livraison. Le stock de sécurité, qui absorbe les aléas. Le stock d'alerte, somme des deux, qui déclenche la commande. Et le stock maximum, plafond au-delà duquel la trésorerie immobilisée coûte plus qu'elle ne rapporte.
Faut-il un logiciel qui fasse stock et facturation ?
Seulement si chaque facture correspond à une sortie physique. Dans ce cas, la saisie unique évite deux vérités et permet de connaître la marge réelle. Si votre stock est complexe, un outil dédié rendra plus de service qu'un module intégré. Et si vous vendez du temps plutôt que des biens, la question ne se pose pas.
Existe-t-il des outils gratuits pour les deux ?
Plusieurs logiciels de gestion libres couvrent le stock et la facturation sans limite d'utilisateurs, en échange d'une installation sur votre serveur. Du côté des offres en ligne gratuites, le stock est presque toujours réservé aux formules payantes, comme le détaille notre comparatif des logiciels de facturation gratuits.
Ce qu'il faut retenir
- Trois activités ont réellement besoin des deux : négoce, production, métiers mixtes.
- Quatre méthodes de réapprovisionnement, dont le point de commande est la plus répandue.
- Le stock d'alerte est le seul niveau qui déclenche une action.
- Un outil combiné fait rarement aussi bien les deux.
- Le tableur cède quand deux personnes saisissent des mouvements.
Klevor ne gère pas de stock : il s'adresse aux entreprises qui vendent du temps et des livrables, en reliant le devis accepté, le travail réalisé et la facture. Si votre activité repose sur des marchandises, un outil de gestion commerciale sera plus adapté. Essayer Klevor quatorze jours si vous vendez de la prestation, ou parler à quelqu'un qui connaît le métier pour en discuter.