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Émettre une facture prend cinq minutes. La suivre jusqu'à l'encaissement en prend deux, une fois par semaine, et c'est cette partie que personne ne fait. La conséquence se lit en trésorerie : des factures payées en soixante-dix jours au lieu de trente, faute d'avoir été relancées à temps.
Voici le tableau à six colonnes, les cinq étapes du cycle, et le calendrier de relance qui fonctionne. Notre page sur la facturation et la trésorerie traite du cadre général.
Les cinq étapes du cycle
- Le fait générateur — la livraison, l'atteinte d'un jalon, l'échéance d'un abonnement. C'est ce qui autorise à facturer, et c'est là que se perd le plus de temps.
- L'émission — le document, ses mentions, sa numérotation.
- La transmission — et surtout la confirmation qu'elle est arrivée dans le circuit de validation du client.
- Le suivi de l'échéance — la surveillance et les relances.
- Le lettrage — le rapprochement entre l'encaissement constaté et la facture concernée.
La troisième étape est la plus sous-estimée. Une part importante des retards vient d'une facture jamais entrée dans le circuit du client, adressée à la mauvaise personne ou sans la référence de commande exigée.
Le tableau à six colonnes
Six colonnes suffisent, et la sixième fait tout le travail.
- Numéro et date de la facture.
- Client, et la personne à relancer.
- Montant toutes taxes comprises.
- Échéance, calculée depuis les conditions du client.
- Date d'encaissement, laissée vide tant que rien n'est arrivé.
- Retard — la date du jour moins l'échéance, uniquement si la colonne précédente est vide.
Une mise en forme conditionnelle sur la dernière colonne, orange au-delà de zéro jour et rouge au-delà de quinze, transforme ce tableau en liste d'actions. On ne le lit plus, on le regarde.
Le calendrier de relance
Quatre moments, et le premier est celui qui change tout.
- Cinq jours avant l'échéance — un rappel neutre, pas une relance. C'est le message le plus efficace de tous, parce qu'il arrive avant le retard et qu'il vérifie que la facture est bien entrée dans le circuit.
- Le lendemain de l'échéance — un message court et factuel, avec la facture jointe.
- À quinze jours — un appel téléphonique. L'écrit ne suffit plus, et la voix débloque en cinq minutes ce que trois courriels n'ont pas obtenu.
- À trente jours — une mise en demeure formelle, en rappelant les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de recouvrement de quarante euros due entre professionnels.
Les délais que la loi encadre
Entre professionnels, le délai de paiement convenu ne peut dépasser soixante jours à compter de la date d'émission, ou quarante-cinq jours fin de mois si l'accord le prévoit expressément. À défaut de mention, le délai est de trente jours après la réception des marchandises ou l'exécution de la prestation.
Les pénalités de retard sont dues de plein droit, sans rappel, à un taux qui ne peut être inférieur à un plancher légal. L'indemnité forfaitaire de quarante euros s'y ajoute pour chaque facture en retard.
Les trois causes de retard, et leur remède
La facture n'est pas arrivée au bon endroit. Remède : demander dès la commande le nom du destinataire de facturation et la référence à porter. Trente secondes au bon moment évitent trois semaines.
La facture est contestée. Remède : rapprocher ligne à ligne avec le devis accepté. Si l'écart vient d'un travail ajouté sans accord écrit, la position est fragile, ce que rappelle notre article sur le couple devis et facture.
Le client fait durer. Remède : le rappel avant échéance et l'appel à quinze jours. Un client qui sait que vous suivez paie avant celui qui ne suit pas.
Le rythme
Dix minutes, une fois par semaine, le même jour. On ouvre le tableau, on inscrit les encaissements de la semaine, on traite les lignes colorées. C'est tout.
Une revue mensuelle arrive trop tard : un retard détecté au bout de trente jours a déjà produit ses effets sur la trésorerie. Si le tableau vit dans un classeur, la structure à lui donner figure dans notre article sur la facturation gratuite dans Excel.
Questions fréquentes
Quelles sont les étapes de la facturation ?
Le fait générateur qui autorise à facturer, l'émission du document, la transmission et sa confirmation, le suivi de l'échéance avec les relances, puis le lettrage entre l'encaissement et la facture. La troisième étape est la plus négligée, et c'est celle qui explique la majorité des retards.
Quel est le meilleur outil de suivi de facturation ?
Un tableau à six colonnes suffit jusqu'à une vingtaine de factures par mois, à condition d'y calculer le retard et de le colorer. Au-delà, un outil qui connaît déjà les factures évite la ressaisie et déclenche les relances tout seul. Le critère de choix est là : d'où viennent les données du tableau.
Comment relancer une facture impayée ?
Par un rappel neutre cinq jours avant l'échéance, un message factuel le lendemain de l'échéance, un appel téléphonique à quinze jours, puis une mise en demeure à trente jours rappelant les pénalités et l'indemnité forfaitaire de quarante euros. Restez factuel à chaque étape : la relance efficace n'est pas la relance insistante.
Quelles sont les tâches d'un chargé de facturation ?
Vérifier que le fait générateur est acquis, établir la facture conforme, s'assurer de sa bonne réception, suivre les échéances et relancer, rapprocher les encaissements, et traiter les litiges avec les équipes qui ont produit la prestation. Dans une petite structure, ces tâches se répartissent entre deux personnes, et c'est le suivi des échéances qui tombe en premier.
Ce qu'il faut retenir
- Cinq étapes, et la transmission est la plus négligée.
- Six colonnes, dont une colonne de retard colorée.
- Le rappel avant échéance est le message le plus rentable.
- Trente jours par défaut, soixante au maximum entre professionnels.
- Dix minutes par semaine, toujours le même jour.
Dans Klevor, ce tableau se remplit tout seul : les factures viennent des devis acceptés, les échéances des conditions du client, et les relances partent sans qu'on y pense. Essayer Klevor quatorze jours, ou parler à quelqu'un qui connaît le métier.