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Il n'existe pas de meilleur logiciel de gestion de projet, et les classements qui prétendent le contraire comparent des outils qui ne répondent pas à la même question. Il existe en revanche une méthode pour trouver le meilleur pour vous, et elle tient en six questions.
Voici les quatre profils d'utilisateurs, la grille qui élimine les faux candidats en dix minutes, et l'essai qui décide vraiment. Notre page sur la production et les process d'agence traite de l'organisation qui précède le choix.
Quatre profils, quatre meilleurs outils différents
- L'équipe qui veut juste savoir qui fait quoi. Son meilleur outil est le plus rapide à saisir, pas le plus complet.
- L'équipe avec des projets à dépendances. Son meilleur outil propage les retards et calcule le chemin critique.
- L'entreprise qui facture au projet. Son meilleur outil relie le devis, le temps passé et la facture. Sans cela, elle ne saura pas quels dossiers sont rentables.
- L'organisation à plusieurs équipes. Son meilleur outil consolide la charge et les portefeuilles de projets.
Un outil excellent pour le premier profil est franchement mauvais pour le troisième, et réciproquement. C'est ce qui rend les classements généraux inutilisables.
La grille en six questions
Répondez avant toute démonstration : les réponses éliminent la moitié des candidats sans les ouvrir.
- Combien d'utilisateurs réels, intervenants extérieurs et clients compris.
- Combien de projets actifs en même temps. C'est le plafond qui mord en premier dans les formules d'entrée.
- Le devis et la facture doivent-ils vivre dans le même outil ? C'est la question qui départage vraiment en entreprise de services.
- Le client doit-il voir quelque chose ? Et si oui, un espace distinct de l'espace interne.
- Le temps passé doit-il rejoindre un montant vendu ? Mesurer sans référence n'apprend rien.
- Comment sort-on des données ? À vérifier avant d'entrer, jamais au moment de partir.
Les critères qui semblent importants et ne le sont pas
Le nombre de fonctions. Une équipe utilise entre cinq et huit fonctions d'un outil de gestion de projet, quelle que soit la longueur de la liste. Les fonctions inutilisées ne coûtent rien, mais elles rallongent la prise en main et masquent les manques réels.
Les intégrations. Elles rassurent et servent rarement. Deux comptent : le calendrier et la messagerie. Le reste s'ajoute plus tard, si le besoin apparaît.
Le prix affiché. Il arrive loin derrière. Une équipe de six personnes qui facture quatre cents euros la journée récupère un abonnement dès qu'elle regagne une demi-journée par mois. Le vrai coût est celui de la double saisie, comme le détaille notre article sur les logiciels de gestion de projet gratuits.
L'essai qui décide
Deux semaines, sur un vrai dossier, jamais sur un projet fictif. Un projet fictif ne produit ni les cas tordus ni l'inconfort qui révèlent un outil.
Trois questions à la fin de l'essai, et les réponses ne se discutent pas.
- L'équipe y est-elle allée sans qu'on le lui rappelle ?
- Un client a-t-il trouvé ce qu'il cherchait sans nous écrire ?
- A-t-on cessé d'utiliser un autre outil pendant ces deux semaines ?
Trois non, et l'outil ne sera pas adopté, quelles que soient ses qualités. Deux oui suffisent à décider.
Les trois signaux qui disent qu'il faut changer
- Vous saisissez deux fois la même information dans deux outils.
- Vous ne savez pas dire, sans calculer, quels dossiers sont rentables.
- Un client demande où en est son dossier et il faut ouvrir trois endroits pour répondre.
Questions fréquentes
Quels sont les trois meilleurs outils de gestion de projet ?
La question suppose un classement qui n'existe pas, parce que trois besoins différents se cachent derrière. Un gestionnaire de tâches pour savoir qui fait quoi. Un outil de planification pour les projets à dépendances. Un logiciel métier pour relier le devis, la production et la facture. Le meilleur des trois dépend uniquement de votre profil, et notre comparatif des logiciels de gestion de projet détaille chaque famille.
Quel est le meilleur logiciel pour suivre les projets ?
Celui qui répond à la question que vous vous posez le plus souvent. Si c'est « qu'est-ce qui est bloqué », un tableau à colonnes suffit. Si c'est « tiendrons-nous la date », il faut les dépendances. Si c'est « ce dossier rapporte-t-il », il faut le montant vendu dans l'outil, et cette dernière question élimine presque tous les candidats.
Faut-il choisir un outil gratuit ou payant ?
Le gratuit suffit réellement sous dix personnes et un projet à la fois. Il cesse de suffire quand la double saisie apparaît, c'est-à-dire quand la même information vit dans deux outils. Le calcul est alors simple : une heure de recopie par semaine représente six jours par an.
Combien de temps faut-il pour changer d'outil ?
Comptez deux semaines d'essai, puis un mois de bascule où les deux outils coexistent sur les dossiers en cours. Ne migrez pas l'historique : reprenez seulement les dossiers actifs et laissez les anciens s'éteindre dans l'ancien outil. Les migrations qui échouent sont presque toujours celles qui ont voulu tout reprendre.
Ce qu'il faut retenir
- Quatre profils, quatre meilleurs outils différents.
- Six questions éliminent la moitié des candidats sans démonstration.
- Le nombre de fonctions et les intégrations ne décident de rien.
- Deux semaines d'essai sur un vrai dossier, trois questions à la fin.
- Ne migrez que les dossiers actifs.
Klevor répond au troisième profil : les entreprises de services qui facturent au projet et veulent voir la marge pendant le dossier, avec un espace où le client suit son avancement. Essayer Klevor quatorze jours sur un dossier en cours, ou parler à quelqu'un qui connaît le métier.