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Presque aucun logiciel ne se présente comme un outil de rétroplanning. Ils se disent outils de planification, et la plupart calculent d'ailleurs à l'endroit : on saisit une date de début, ils déduisent la fin.
Un rétroplanning fait l'inverse, et quatre fonctions déterminent si un outil sait le porter. Voici lesquelles, et comment les vérifier en dix minutes de démonstration. Notre page sur la production et les process d'agence traite de la méthode indépendamment de l'outil.
Fonction 1 : le calcul à rebours
L'outil doit accepter qu'une tâche soit calée sur sa date de fin, et non sur sa date de début. On parle parfois de contrainte « fin au plus tard ». Sans elle, il faut ruser en saisissant des dates de début calculées à la main, ce qui ramène au tableur.
Le test est immédiat : posez la date de livraison, ajoutez trois tâches dépendantes, et regardez si l'outil affiche une date de démarrage. S'il faut la saisir, ce n'est pas un outil de rétroplanning.
Fonction 2 : la propagation des retards
Quand une tâche prend trois jours, les suivantes se décalent seules et la date de fin bouge. C'est le critère qui sépare un outil d'un dessin, et le seul qui justifie de quitter un tableur.
Sur un projet de trois mois à quarante tâches, un recalage manuel coûte une demi-journée par mois, comme le détaille notre article sur le rétroplanning dans Excel.
Fonction 3 : les jalons et les tâches du client
Un rétroplanning d'agence comporte trois types d'échéances qui n'appartiennent pas à l'équipe : la remise des éléments par le client, les validations, la recette. Elles représentent souvent un quart du calendrier.
L'outil doit permettre de les distinguer visuellement et, mieux, de les montrer au client. Une échéance affichée dans son propre espace produit plus d'effet qu'une relance, parce que ce n'est pas un reproche mais une date.
Fonction 4 : le plan de référence
Conserver le calendrier initial pour mesurer la dérive. La plupart des outils écrasent le planning à chaque modification, ce qui rend impossible la question la plus utile en fin de projet : où avons-nous perdu les trois semaines.
Sans plan de référence, on ne construit aucune connaissance d'un projet à l'autre, et le devis suivant se chiffre au doigt mouillé.
Les familles d'outils et ce qu'elles couvrent
- Le tableur. Calcul à rebours par formule, aucune propagation au-delà d'une chaîne simple, pas de plan de référence. Convient pour un premier rétroplanning.
- Les outils de gestion de projet en ligne. Propagation presque toujours présente, calcul à rebours variable, plan de référence rarement dans les formules d'entrée.
- Les logiciels de planification installés. Les quatre fonctions, avec une prise en main qui se compte en jours.
- Les logiciels métier. Moins riches en planification pure, mais les échéances y portent un montant vendu, ce que les trois autres familles ignorent.
Les options gratuites de chaque famille sont détaillées dans notre article sur le diagramme de Gantt gratuit.
La démonstration en dix minutes
Demandez au vendeur de faire quatre gestes, dans cet ordre. Poser une date de livraison ferme. Créer trois tâches dépendantes et lire la date de démarrage calculée. Décaler la deuxième de trois jours et vérifier que la livraison bouge. Afficher l'écart avec le plan initial.
Si les quatre passent, l'outil sait faire. Si le troisième échoue, vous paierez un abonnement pour un tableur mieux dessiné.
Questions fréquentes
Quel logiciel pour faire un rétroplanning ?
Tout outil de gestion de projet qui gère les dépendances convient, à condition de vérifier qu'il accepte de caler une tâche sur sa date de fin. Pour un premier rétroplanning, un tableur suffit et enseigne la méthode. Le basculement se justifie vers quarante tâches, quand le recalage manuel commence à coûter une demi-journée par mois.
Comment faire un rétroplanning dans Excel ?
Écrivez la date de livraison, puis calculez chaque date de début comme la date de fin moins la durée en jours ouvrés, en passant la liste des jours fériés à la formule. Reliez chaque tâche à la précédente pour que modifier la date finale fasse remonter tout le calendrier, et ajoutez une mise en forme conditionnelle pour obtenir les barres.
Existe-t-il un logiciel de rétroplanning gratuit ?
Oui, sous trois formes : les formules gratuites des outils en ligne, les logiciels de planification libres à installer, et le tableur. Les premières gèrent souvent les dépendances mais rarement le plan de référence ; les deuxièmes couvrent tout en échange d'une installation ; le troisième ne propage rien.
Quelle différence avec un planning classique ?
Un planning part d'une date de démarrage et calcule la fin. Un rétroplanning part d'une date de fin imposée et calcule la date de démarrage obligatoire. C'est le sens du calcul qui change, et notre article sur la définition du rétroplanning détaille les termes et les synonymes.
Ce qu'il faut retenir
- Quatre fonctions : calcul à rebours, propagation, jalons client, plan de référence.
- Le plan de référence est le plus souvent absent et le plus formateur.
- Un quart du calendrier appartient au client : il doit être distingué.
- Quatre gestes suffisent à tester un outil en démonstration.
- Sans propagation des retards, vous payez un tableur mieux dessiné.
Dans Klevor, les échéances d'un dossier viennent du devis accepté et portent un montant : le retard remonte avant d'être irrattrapable, l'écart au plan initial reste lisible, et le client voit ses propres dates depuis son espace. Essayer Klevor quatorze jours, ou demander une démonstration sur un projet en cours.