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Tous les outils de gestion de projet se disent collaboratifs, et tous le sont au sens minimal : plusieurs personnes peuvent s'y connecter. Le vrai critère est ailleurs, et il tient en une question. Est-ce que quelqu'un qui n'a pas participé à une décision peut la retrouver seul, six semaines plus tard ?
Voici les cinq familles d'outils collaboratifs, les quatre règles qui font qu'une équipe les utilise vraiment, et la place du client dans la boucle. Notre page sur la production et les process d'agence traite de l'organisation en amont.
Les cinq familles d'outils collaboratifs
- La messagerie d'équipe — l'échange court, en fils de discussion. Rapide, et parfaitement inadaptée à la conservation d'une décision.
- L'espace de fichiers partagé — les documents, leurs versions, les commentaires.
- Le document collaboratif — l'écriture à plusieurs en temps réel, remarquable pour un compte rendu, dangereuse comme référentiel de projet.
- Le gestionnaire de tâches partagé — qui fait quoi, pour quand, dans un tableau visible de tous.
- L'outil de gestion de projet — les tâches inscrites dans un calendrier, avec des dépendances et un budget.
Une équipe de dix personnes utilise les cinq. Le sujet n'est donc pas d'en choisir un, mais de décider ce qui vit où, et de s'y tenir.
Ce qui rend un outil réellement collaboratif
Quatre propriétés, et la première est de loin la plus importante.
- Une information a un seul endroit. Si l'échéance d'une tâche existe dans un message et dans l'outil, elles finiront par diverger et personne ne saura laquelle fait foi.
- Le contexte reste attaché à l'objet. La discussion sur une tâche vit sur la tâche, pas dans un fil parallèle.
- Chacun voit ce qui le concerne sans parcourir le tout. Sans vue personnelle, seul le chef de projet ouvrira l'outil.
- Les décisions laissent une trace datée. C'est ce qui permet à un nouvel arrivant de comprendre pourquoi les choses sont ainsi.
Les quatre règles d'usage à écrire
Aucun outil ne les remplace, et leur absence explique la plupart des échecs d'adoption.
- Ce qui engage va dans l'outil, ce qui ne fait que circuler reste dans la messagerie.
- Toute tâche a un responsable nommé et une échéance, même approximative.
- On répond sur l'objet, pas en message privé. Une réponse en privé est une information perdue pour les autres.
- Une revue hebdomadaire de dix minutes clôt ce qui est fait. Sans elle, l'outil devient un cimetière de tâches ouvertes.
Le piège de l'outil qui sait tout faire
Les espaces de travail très souples permettent de bâtir sa propre structure. C'est leur force et leur difficulté : chacun construit sa page, et six mois plus tard personne ne sait où est l'information de référence.
Une structure imposée, moins élégante, est souvent plus collaborative qu'une structure libre, parce qu'elle est la même pour tout le monde. C'est un point que notre comparatif des logiciels de gestion de projet développe famille par famille.
Le client fait partie de la collaboration
C'est le point aveugle de presque tous les outils. Ils organisent parfaitement le travail interne, et laissent le client dehors, avec pour seul canal le courriel.
Deux conséquences. Les demandes du client arrivent par un canal qui ne garde pas de trace exploitable. Et ce qui attend une réponse de sa part n'apparaît nulle part, donc n'est jamais relancé au bon moment. Un espace client distinct de l'espace interne règle les deux, comme le décrit notre article sur la gestion client.
Combien d'outils, et lesquels
Trois suffisent à une équipe de dix personnes : une messagerie d'équipe, un espace de fichiers, un outil de gestion qui porte les dossiers et les échéances. Chaque outil supplémentaire ajoute un endroit où chercher, donc un endroit où ne pas trouver.
Questions fréquentes
Quels sont les principaux outils collaboratifs ?
La messagerie d'équipe pour l'échange court, l'espace de fichiers partagé pour les documents, le document collaboratif pour l'écriture à plusieurs, le gestionnaire de tâches partagé pour le qui fait quoi, et l'outil de gestion de projet pour le calendrier et le budget. Une équipe les utilise tous ; la question utile est de décider ce qui vit où.
Quels sont les trois meilleurs outils de gestion de projet ?
La question n'a pas de réponse universelle, parce que trois besoins très différents se cachent derrière. Une équipe qui cherche la simplicité prendra un gestionnaire de tâches. Une équipe avec des projets à dépendances prendra un outil de planification. Une entreprise qui facture au projet a besoin d'un outil qui relie le devis, la production et la facture, faute de quoi elle ne saura pas quels dossiers sont rentables.
Quels sont les piliers du travail collaboratif ?
Une information à un seul endroit, un contexte attaché à l'objet dont on parle, une vue personnelle pour chacun, et une trace datée des décisions. Ces quatre propriétés distinguent un outil réellement collaboratif d'un outil simplement partagé.
Comment faire adopter un outil collaboratif par l'équipe ?
En commençant par un seul usage, sur un seul projet, avec une règle écrite : ce qui engage va dans l'outil. Ajoutez une revue hebdomadaire de dix minutes qui clôt ce qui est fait. Les adoptions échouent presque toujours pour la même raison : on a déployé cinq fonctions d'un coup et personne n'a nettoyé les tâches terminées.
Ce qu'il faut retenir
- Cinq familles d'outils, et la question est ce qui vit où.
- Une information à un seul endroit, sinon deux vérités.
- Sans vue personnelle, seul le chef de projet ouvrira l'outil.
- Une structure imposée est souvent plus collaborative qu'une structure libre.
- Le client fait partie de la collaboration, et il en est presque toujours exclu.
Klevor met le client dans la boucle sans lui ouvrir l'espace interne : il voit son devis, l'avancement, ses documents et ses factures, et ce qui attend sa réponse y figure avec sa date. Essayer Klevor quatorze jours, ou parler à quelqu'un qui connaît le métier.