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Un modèle de devis dans un tableur se monte en trente minutes et rend service pendant des années. Les modèles téléchargés font gagner la mise en forme, et ils partagent presque tous le même défaut : ils ne gèrent pas la numérotation, qui est la seule chose que la loi vous demande de tenir sérieusement.
Voici la structure en trois onglets, les formules utiles, et l'endroit où le tableur cesse de suffire. Notre page sur le devis et le chiffrage traite de la méthode d'estimation en amont.
Trois onglets, pas un de plus
- Devis — la feuille imprimable, celle que le client reçoit. Aucune donnée de gestion n'y figure.
- Registre — une ligne par devis émis : numéro, date, client, objet, montant, état, date de réponse. C'est l'onglet le plus utile et celui que personne ne crée.
- Paramètres — vos coordonnées, vos taux, vos tarifs journaliers, vos mentions légales. Tout ce qui se répète vit ici et nulle part ailleurs.
La feuille de devis, bloc par bloc
En-tête. Le mot « Devis », le numéro, la date d'émission, la durée de validité. Le numéro se lit depuis le registre, il ne se tape jamais.
Émetteur et client. Vos coordonnées viennent des paramètres ; celles du client se saisissent une fois.
Le tableau des lignes. Six colonnes suffisent : désignation, quantité, unité, prix unitaire hors taxes, total hors taxes, taux de taxe. La colonne de total est une formule, jamais une saisie.
Les totaux. Total hors taxes, montant de taxe par taux, total toutes taxes comprises. Utilisez une somme conditionnelle par taux plutôt qu'une multiplication globale : dès qu'un devis mêle deux taux, la multiplication globale devient fausse.
Le pied. Conditions de règlement, acompte, ce qui n'est pas compris, mentions légales, espace de signature.
La numérotation, seule vraie difficulté
Un format lisible et durable : l'année, un tiret, un compteur sur trois chiffres. Le compteur se lit dans le registre en comptant les lignes de l'année en cours, et s'incrémente de un.
Deux règles évitent tous les problèmes. Un numéro attribué n'est jamais réutilisé, même si le devis est refusé. Et le devis émis est enregistré en copie figée, en document imprimé ou exporté, jamais seulement comme un état de la feuille de calcul.
C'est ce dernier point qui manque à tous les modèles téléchargés : la feuille affiche le dernier devis saisi et écrase le précédent. Sans copie figée, vous ne pouvez pas prouver ce que le client a reçu.
Les quatre formules utiles
- Le total d'une ligne : quantité multipliée par le prix unitaire, avec un test qui laisse la cellule vide si la ligne est vide. Sinon le devis affiche des zéros sur dix lignes inutilisées.
- Le sous-total par taux : une somme conditionnelle sur la colonne des taux.
- La date de validité : la date d'émission plus trente jours.
- Le numéro suivant : le nombre de lignes de l'année en cours dans le registre, plus un, mis en forme sur trois chiffres.
La mise en page qui donne un document sérieux
- Une seule police, deux tailles, jamais de couleurs vives.
- Une zone d'impression définie, en une page si possible.
- Les lignes vides masquées avant l'export, pas laissées en blanc.
- Un export en document figé pour l'envoi, jamais le fichier de calcul.
Envoyer le classeur lui-même est l'erreur classique : le client voit vos formules, vos tarifs journaliers et parfois vos autres clients.
Où le tableur s'arrête
Trois seuils, et le premier arrive vite.
- Au-delà de dix devis par mois, la tenue du registre devient une corvée et les oublis de relance commencent.
- Quand le devis accepté doit devenir une facture, la ressaisie coûte trois à cinq minutes par dossier, plus le risque d'écart.
- Quand deux personnes émettent des devis, deux numérotations coexistent et la continuité est perdue.
Le troisième cas est le plus sérieux, parce qu'il touche à la conformité. La structure complète d'un devis, indépendamment de l'outil, figure dans notre exemple de devis commenté.
Questions fréquentes
Comment faire un devis avec Excel ?
Créez trois onglets : le devis imprimable, un registre des devis émis, et une feuille de paramètres contenant vos coordonnées et vos tarifs. Sur le devis, six colonnes suffisent : désignation, quantité, unité, prix unitaire, total de ligne calculé, taux de taxe. Calculez les sous-totaux par taux avec une somme conditionnelle, et lisez le numéro dans le registre plutôt que de le saisir.
Où trouver un modèle de devis gratuit ?
Les éditeurs de tableurs proposent des modèles intégrés, et de nombreux sites en diffusent gratuitement. Avant d'en adopter un, vérifiez trois points : que les totaux soient calculés et non saisis, que les sous-totaux gèrent plusieurs taux, et qu'il existe un registre des devis émis. Ce dernier manque presque toujours.
Un devis fait dans un tableur est-il légal ?
Oui, à condition qu'il porte les mentions requises et qu'il soit conservé sous une forme non modifiable après émission. Le format n'a aucune importance ; la traçabilité en a une. Le détail des mentions figure dans notre article sur les mentions obligatoires du devis.
Faut-il envoyer le fichier de calcul au client ?
Non. Exportez toujours en document figé. Un classeur transmis tel quel expose vos formules, vos tarifs internes et parfois les données d'autres clients restées dans un onglet. C'est également ce qui permet à un client de modifier un montant avant de renvoyer le document signé.
Ce qu'il faut retenir
- Trois onglets : devis, registre, paramètres.
- Le numéro se lit dans le registre, il ne se tape jamais.
- Un numéro attribué ne se réutilise pas, même après un refus.
- Conservez une copie figée de chaque devis émis.
- Le tableur cède vers dix devis par mois, ou dès deux émetteurs.
Dans Klevor, la numérotation est tenue toute seule, chaque devis reste figé tel qu'il a été envoyé, et son acceptation crée directement le dossier et la facture. Essayer Klevor quatorze jours, ou parler à quelqu'un qui connaît le métier.