Vos documents
Vos clients
Un seul système
Klevor
Une facture n'a pas besoin d'être longue. Elle a besoin d'être complète, ce qui n'est pas la même chose : dix lignes bien choisies suffisent, et tout ce qu'on ajoute au-delà ne sert qu'à vous.
Voici le modèle minimal, les différents types de factures, et la façon de l'établir à la main quand il le faut. Notre page sur la facturation et la trésorerie traite du cycle d'encaissement complet.
Le modèle minimal
Dix blocs, dans cet ordre. Aucun n'est facultatif.
- Le mot « Facture », son numéro, la date d'émission.
- La date de la vente ou de la prestation, si elle diffère.
- Votre identité : dénomination, adresse, numéro d'identification, immatriculation, et le capital social pour une société.
- L'identité et l'adresse du client.
- La désignation de chaque prestation, avec quantité et prix unitaire.
- Le taux de taxe applicable à chaque ligne, ou la mention de franchise en base.
- Le total hors taxes par taux, le montant de taxe, le total toutes taxes comprises.
- La date d'échéance du paiement.
- Le taux des pénalités de retard.
- L'indemnité forfaitaire de recouvrement de quarante euros, entre professionnels.
Une facture qui tient ces dix points sur une demi-page est parfaitement valable. Le reste, logo compris, relève de la présentation.
Les différents types de factures
- La facture de vente ou de prestation — le cas ordinaire, émise après exécution.
- La facture d'acompte — émise avant, sur une partie du montant. Elle porte son propre numéro et se déduit du solde.
- La facture de situation — courante sur les travaux et les projets longs : elle constate l'avancement à une date donnée.
- La facture rectificative — elle corrige une facture émise, en la référençant.
- L'avoir — il annule tout ou partie d'une facture, en négatif, avec son propre numéro.
- La facture pro forma — ce n'est pas une facture : c'est un document d'information sans valeur comptable, souvent utilisé pour une demande de financement ou une formalité douanière.
Comment la faire à la main
C'est parfaitement légal aujourd'hui, et adapté à une facturation occasionnelle ou établie sur place. Trois précautions suffisent.
- Un carnet à souche numéroté, ou un registre tenu à part. La numérotation continue est la seule contrainte réellement stricte.
- Un double conservé, autocopiant ou photographié et classé le jour même.
- Une écriture lisible et sans rature. Une facture raturée se conteste, et une correction se fait par un avoir.
Cette voie atteint sa limite au moment où il faut savoir ce qui reste impayé : un carnet ne le dira jamais.
Ce qu'une facture simple ne dit pas
Elle ne dit pas si elle a été payée. C'est la fonction que tout le monde sous-estime, et c'est celle qui coûte le plus cher : une facture émise et non suivie se transforme en impayé dans une proportion non négligeable.
Un simple registre à cinq colonnes règle la question : numéro, client, montant, date d'échéance, date d'encaissement. Une ligne vide dans la dernière colonne au-delà de l'échéance est une relance à faire aujourd'hui. C'est le principe du suivi de facturation.
Simple ne veut pas dire incomplète
Trois mentions sont omises presque systématiquement sur les factures courtes, et chacune a une conséquence directe.
- La date d'échéance. Sans elle, le point de départ des pénalités devient discutable et la relance perd sa force.
- Le taux des pénalités de retard. Il doit figurer, même si vous n'avez pas l'intention de l'appliquer.
- L'indemnité forfaitaire de quarante euros, due de plein droit entre professionnels en cas de retard.
Ces trois lignes tiennent en deux phrases en pied de page, et se recopient d'une facture à l'autre.
Quand passer à un outil
Trois signaux, dans l'ordre d'apparition.
- Vous ne savez pas de tête ce qui reste impayé.
- Vous recopiez le devis pour établir la facture.
- Vous avez dû chercher plus de deux minutes une facture de l'an dernier.
Les options gratuites sont détaillées dans notre comparatif des logiciels de facturation gratuits.
Questions fréquentes
Comment faire une facture simplement ?
Partez d'un modèle portant les dix blocs obligatoires, et ne remplissez que ce qui change : le numéro, la date, le client, les lignes et les totaux. Le reste, votre identité et vos mentions de règlement, est écrit une fois pour toutes dans le modèle. Une facture correcte se produit alors en trois minutes.
Quels sont les différents types de factures ?
La facture ordinaire de vente ou de prestation, la facture d'acompte émise avant exécution, la facture de situation qui constate un avancement, la facture rectificative qui corrige une facture émise, et l'avoir qui l'annule en tout ou partie. La facture pro forma, elle, n'est pas une facture : c'est un document d'information sans valeur comptable.
Comment faire une facture à la main ?
Utilisez un carnet numéroté avec double autocopiant, et reprenez les dix blocs obligatoires. Écrivez lisiblement, à l'encre, sans rature, et vérifiez les totaux deux fois : c'est le montant écrit qui engage. Conservez le double et notez la facture dans un registre le jour même.
Une facture doit-elle comporter un logo ?
Non. Aucune obligation ne porte sur la présentation. Un logo, une couleur ou une mise en page soignée servent votre image, jamais votre conformité. Une facture austère et complète vaut mieux qu'une facture élégante à laquelle il manque la date d'échéance.
Ce qu'il faut retenir
- Dix blocs suffisent, et aucun n'est facultatif.
- Six types de documents, dont un qui n'est pas une facture.
- La facture manuscrite reste valable, avec un carnet numéroté.
- Échéance, pénalités et indemnité de quarante euros sont les trois oublis classiques.
- Une facture ne dit pas si elle a été payée : il faut un registre.
Dans Klevor, les dix blocs sont posés une fois, la facture reprend le devis accepté, et le suivi des encaissements est intégré : vous voyez ce qui est parti, ce qui est rentré et ce qui traîne. Essayer Klevor quatorze jours, ou demander une démonstration.