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Les modèles de diagramme de Gantt circulent par centaines, et la plupart se ressemblent : de belles barres colorées et des dates saisies à la main. Ils font gagner une heure de mise en forme, puis deviennent faux au premier décalage.
Voici ce qui distingue un modèle utilisable d'un modèle décoratif, la structure à vérifier avant de s'y installer, et la façon de le monter soi-même en vingt minutes. Notre page sur la production et les process d'agence traite de la méthode de planification.
Les trois vérifications avant d'adopter un modèle
- Les dates de début sont-elles calculées ? Si elles sont saisies à la main, le modèle deviendra incohérent dès le premier décalage. C'est la vérification qui élimine les trois quarts des modèles.
- Les jours fériés sont-ils pris en compte ? Un calcul en jours ouvrés qui ignore les fériés fait perdre trois jours à un projet qui traverse mai, sans que personne s'en aperçoive.
- Y a-t-il une colonne de dépendance ? Même si le tableur ne s'en sert pas pour recalculer, elle vous dira quelles lignes déplacer au moment d'un retard.
Les six colonnes d'un modèle solide
À gauche du calendrier, six colonnes suffisent. Chaque colonne supplémentaire est une colonne que personne ne remplira.
- Livrable — un résultat, jamais une activité.
- Responsable — un nom de personne.
- Durée — en jours ouvrés.
- Début — calculé à partir de la tâche dont elle dépend.
- Fin — calculée, jamais saisie.
- Dépend de — le numéro d'une ligne.
Ajoutez une colonne d'état à trois valeurs seulement : à faire, en cours, terminé. Cinq valeurs ne servent qu'à retarder le moment où l'on avoue qu'une tâche n'a pas commencé.
Le monter soi-même en vingt minutes
Écrivez la date du lundi de la première semaine dans la première colonne du calendrier, puis ajoutez sept jours de colonne en colonne, par formule. Posez ensuite une règle de mise en forme conditionnelle qui colore une cellule quand la date de sa colonne tombe entre le début et la fin de la ligne.
C'est tout, et cela produit un résultat plus fiable que la plupart des modèles téléchargés, parce que vous savez ce qu'il y a dedans. Les formules détaillées figurent dans notre article sur le rétroplanning dans Excel.
Un modèle dans un traitement de texte
C'est possible en insérant un tableau et en fusionnant des cellules pour former les barres, et c'est utile pour un document à présenter, figé, dans un dossier de réponse à appel d'offres.
Ce n'est pas un outil de pilotage : aucun calcul, aucune propagation. Si le planning doit vivre, produisez-le ailleurs et collez une image dans le document.
Les modèles en ligne
Les outils de gestion de projet proposent des modèles préremplis par type de projet : lancement de produit, événement, chantier. Leur avantage réel n'est pas la mise en forme mais la liste des tâches : elle rappelle les étapes qu'on oublie.
Reprenez cette liste, jetez le reste, et adaptez les durées à votre réalité. Un modèle sectoriel utilisé tel quel produit un planning qui décrit le projet de quelqu'un d'autre. Les options gratuites sont détaillées dans notre article sur le diagramme de Gantt gratuit.
Les trois erreurs qui rendent un modèle inutilisable
- Trop de tâches. Au-delà de trente lignes pour un projet de trois mois, le diagramme cesse d'être lu.
- Aucune distinction pour les tâches du client. Elles représentent souvent un quart du calendrier et doivent avoir leur couleur.
- Une marge répartie sur chaque tâche. Elle se fait manger sans que personne s'en aperçoive. Groupez quinze pour cent en fin de projet.
Questions fréquentes
Où trouver un modèle de diagramme de Gantt gratuit ?
Les éditeurs de tableurs proposent des modèles intégrés, et les outils de gestion de projet en offrent par type de projet. Avant d'en adopter un, vérifiez trois points : dates de début calculées et non saisies, prise en compte des jours fériés, présence d'une colonne de dépendance. Sans ces trois points, le modèle devient faux au premier décalage.
Comment créer un diagramme de Gantt facilement ?
Listez les livrables, donnez à chacun une durée en jours ouvrés et un responsable nommé, puis posez-les sur une grille de semaines. Une mise en forme conditionnelle qui colore les cellules comprises entre le début et la fin de chaque tâche produit les barres. Comptez vingt minutes pour la première fois, cinq ensuite.
Peut-on faire un diagramme de Gantt dans un traitement de texte ?
Oui, avec un tableau dont on fusionne les cellules pour dessiner les barres. C'est adapté à un document figé, destiné à être imprimé ou joint à une proposition. Ce n'est pas adapté à un planning qui doit être mis à jour, faute de tout calcul automatique.
Combien de tâches un modèle doit-il contenir ?
Entre dix et trente pour un projet de trois mois. En dessous de dix, les barres sont trop grosses pour révéler quoi que ce soit. Au-delà de trente, le diagramme devient un document qu'on produit sans le consulter. Si le détail manque, découpez le projet en phases et faites un diagramme par phase, comme dans notre exemple de diagramme de Gantt.
Ce qu'il faut retenir
- Un bon modèle calcule les dates, il ne les fait pas saisir.
- Six colonnes, plus un état à trois valeurs.
- Vingt minutes suffisent pour en monter un fiable soi-même.
- Gardez la liste des tâches d'un modèle sectoriel, jetez ses durées.
- Une couleur distincte pour les tâches du client.
Dans Klevor, il n'y a pas de modèle à télécharger ni de fichier à maintenir : le calendrier naît du devis accepté, les retards se propagent seuls, et le client voit ses propres échéances depuis son espace. Essayer Klevor quatorze jours, ou demander une démonstration sur un projet en cours.