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La plupart des exemples de tableau kanban montrent trois colonnes nommées « à faire », « en cours », « terminé » avec des cartes intitulées « tâche 1 ». Ils montrent le format et cachent la seule difficulté : décider ce qui a le droit d'entrer dans la colonne du milieu.
Voici le tableau d'une agence de six personnes, une semaine donnée, avec ses vraies cartes et sa limite de travail en cours. Notre page sur la production et les process d'agence traite de l'organisation autour.
Les cinq colonnes de l'exemple
- À faire — chiffré, validé, prêt à démarrer. Une carte qui n'a ni budget ni date n'entre pas ici.
- En cours — limite de six cartes pour six personnes.
- En relecture — contrôle interne avant envoi. Limite de trois.
- Chez le client — sorti de votre main, toujours visible. Sans limite, mais chaque carte affiche son ancienneté.
- Terminé — validé par le client, pas seulement envoyé.
Le tableau de la semaine 41
Agence de six personnes, quatre dossiers actifs.
À faire — quatre cartes. Rédaction des neuf fiches produit pour Maison Verrier. Maquette de la page contact pour Groupe Fauvel. Recette technique du site Cabinet Aubry. Arborescence de l'espace presse pour Atelier Nord.
En cours — cinq cartes sur six autorisées. Intégration de l'accueil Maison Verrier, deux personnes. Déclinaisons mobiles Fauvel. Correction des retours de recette Aubry. Photographies Atelier Nord, en attente d'un rendez-vous.
En relecture — deux cartes. Textes des mentions légales Verrier. Maquette d'accueil Fauvel, version 3.
Chez le client — trois cartes, et c'est la colonne intéressante. Validation de l'arborescence Atelier Nord, quatorze jours. Fourniture des visuels Verrier, six jours. Retour sur le devis d'avenant Fauvel, trois jours.
Terminé cette semaine — trois cartes.
Ce que ce tableau dit en dix secondes
La colonne du client porte le vrai problème. Une validation qui attend quatorze jours bloque un dossier entier. Elle est pourtant invisible dans la plupart des tableaux, qui n'ont pas cette colonne : la carte reste alors en cours et l'équipe passe pour lente.
La limite est presque atteinte. Cinq cartes sur six. Démarrer une sixième interdit d'en démarrer d'autres, ce qui est exactement l'effet recherché : on termine avant de commencer.
Une carte est bloquée sans l'annoncer. Les photographies Atelier Nord attendent un rendez-vous. Elles occupent une place dans la colonne en cours alors qu'elles n'avancent pas. Elle devrait passer chez le client.
Les règles de cartes de cet exemple
- Un responsable nommé par carte, jamais deux, jamais un service.
- Un intitulé qui commence par un verbe et nomme le client. « Intégrer l'accueil Verrier » se comprend dans six mois.
- Une carte qui n'avance pas depuis cinq jours change de colonne ou reçoit une explication.
- Une couleur par dossier, pas par type de tâche. C'est ce qui rend visible qu'un dossier monopolise l'équipe.
Le monter dans un tableur
Une ligne par carte, une colonne d'état, une colonne de responsable, une colonne de dossier, une colonne de date d'entrée dans l'état courant. Un filtre sur l'état reproduit les colonnes ; un tableau croisé compte les cartes par état et surveille la limite.
La date d'entrée dans l'état est la colonne que tout le monde oublie, et c'est elle qui donne l'ancienneté. Sans elle, on ne voit pas qu'une carte dort depuis quatorze jours. Les outils qui automatisent ce calcul sont présentés dans notre article sur l'outil kanban.
Ce que ce tableau ne dit pas
Il ne dit pas si Fauvel est rentable. Aucune carte ne porte de montant, et un tableau parfaitement fluide peut décrire un dossier qui a consommé le double du budget vendu. C'est le rôle du couple d'indicateurs présenté dans notre article sur l' exemple de tableau de bord.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un tableau kanban ?
C'est une représentation du travail en cours sous forme de colonnes correspondant à des étapes et de cartes correspondant à des tâches. Les cartes avancent de gauche à droite. Sa règle centrale, souvent oubliée, est la limite du nombre de cartes autorisées dans les colonnes de travail : c'est elle qui oblige à terminer avant de commencer.
Comment créer un tableau kanban ?
Commencez par quatre ou cinq colonnes, dont une pour ce qui attend le client. Écrivez une carte par livrable, avec un responsable nommé et un intitulé commençant par un verbe. Fixez une limite de cartes en cours égale au nombre de personnes de l'équipe, et tenez une revue de dix minutes par semaine pour déplacer les cartes.
Comment créer un tableau kanban dans Excel ?
Une ligne par carte, avec une colonne d'état, une de responsable, une de dossier et une de date d'entrée dans l'état. Un filtre sur l'état donne les colonnes, une mise en forme conditionnelle colore les cartes qui n'ont pas bougé depuis cinq jours, et un tableau croisé compte les cartes par état pour surveiller la limite.
Combien de cartes dans un tableau kanban ?
Autant de cartes en cours que de personnes dans l'équipe, rarement plus. Au total, entre quinze et quarante cartes visibles pour une équipe de six personnes. Au-delà, le tableau devient un mur que personne ne lit, et il faut alors sortir de la vue ce qui n'est pas prévu pour les deux prochaines semaines.
Ce qu'il faut retenir
- Cinq colonnes, dont une pour ce qui attend le client.
- La limite de cartes en cours est la règle qui produit l'effet.
- Une carte bloquée sort de la colonne en cours.
- La date d'entrée dans l'état donne l'ancienneté, et personne ne la note.
- Un kanban ne dit rien de la rentabilité.
Dans Klevor, ce tableau existe sans être tenu à la main : les cartes viennent des tâches du dossier, ce qui attend le client est visible des deux côtés avec sa date, et chaque carte porte le budget de sa ligne de devis. Essayer Klevor quatorze jours, ou demander une démonstration sur vos propres dossiers.