Vos documents
Vos clients
Un seul système
Klevor
« Gestion financière » recouvre trois besoins que rien n'oblige à traiter avec le même outil : tenir la comptabilité, suivre la trésorerie, et prévoir les mois à venir. Une petite structure n'a réellement besoin que du deuxième.
Voici ce que chaque famille apporte, le plan de trésorerie qui suffit à la plupart des entreprises, et le moment où un outil devient utile. Notre page sur la prospection et le suivi commercial traite de ce qui alimente ces chiffres.
Les trois familles
La comptabilité
Écritures, journaux, bilan, déclarations. Dans la plupart des petites structures, ce travail est fait par un cabinet, et le logiciel est le sien. Votre seul enjeu est la qualité de l'export que vous lui transmettez.
Le suivi de trésorerie
Ce qui rentre, ce qui sort, et ce qui reste. C'est le besoin réel d'une TPE, et c'est celui qui se traite le plus mal parce qu'il repose sur des informations dispersées : factures émises, factures fournisseurs, échéances sociales et fiscales.
La prévision et l'analyse
Plan de financement, budget prévisionnel, analyse de la rentabilité. Ces outils supposent des données propres sur deux ou trois exercices. Avant, ils produisent des courbes sans valeur.
Ce dont une TPE a réellement besoin
Trois informations, disponibles en dix secondes.
- Le solde de trésorerie aujourd'hui, tous comptes confondus.
- Ce qui doit rentrer dans les soixante jours, avec le degré de certitude.
- Ce qui doit sortir sur la même période : fournisseurs, salaires, échéances sociales et fiscales.
La troisième est celle qu'on oublie, et c'est celle qui provoque les mauvaises surprises : les échéances trimestrielles tombent toujours au moment où l'on ne les attendait pas.
Le plan de trésorerie qui suffit
Un tableau à douze colonnes, une par mois, et quatre blocs de lignes.
- Solde de début de mois.
- Encaissements — factures clients par échéance réelle, jamais par date d'émission.
- Décaissements — fournisseurs, salaires et charges, loyer, échéances fiscales et sociales, remboursements.
- Solde de fin de mois, qui devient le début du suivant.
La règle qui rend ce tableau utile : on y inscrit les encaissements à la date où l'argent arrive, pas à la date de la facture. Un client à quarante-cinq jours fin de mois paie parfois deux mois après la prestation, et c'est ce décalage que le tableau doit montrer.
Ce qui alimente ces chiffres
Le suivi de trésorerie ne vaut que par la qualité de ce qui l'alimente. Trois sources, et la première est de loin la plus déterminante.
- Les factures émises et leurs échéances, avec l'état d'encaissement. C'est l'objet de notre article sur le suivi de facturation.
- Les factures fournisseurs et leurs échéances.
- Le calendrier des échéances sociales et fiscales, posé une fois pour l'année.
Quand un outil devient utile
Trois signaux honnêtes.
- Vous ne pouvez pas dire, sans calculer, ce que vous aurez en banque dans soixante jours.
- Vous avez été surpris par une échéance au cours des six derniers mois.
- Le rapprochement entre les encaissements et les factures prend plus d'une heure par mois.
Le troisième se règle par une connexion bancaire, qui est la fonction la plus utile de toute la catégorie et souvent la première à basculer côté payant.
Le lien avec la rentabilité
La trésorerie et la rentabilité sont deux choses différentes, et les confondre est l'erreur classique. Une entreprise peut être rentable et manquer de trésorerie, parce que ses clients paient tard. Elle peut aussi avoir de la trésorerie et perdre de l'argent, parce qu'elle encaisse des acomptes sur des dossiers en perte.
La rentabilité par dossier suppose de rapprocher le temps passé du montant vendu, ce que décrit notre article sur l' exemple de tableau de bord.
Questions fréquentes
Quel est le meilleur logiciel de gestion financière ?
Cela dépend du besoin. Pour la comptabilité, c'est souvent celui de votre cabinet, et votre enjeu est la qualité de l'export. Pour la trésorerie, cherchez un outil qui se connecte à vos comptes bancaires et rapproche automatiquement encaissements et factures. Pour la prévision, attendez d'avoir deux exercices de données propres.
Un tableur suffit-il pour suivre la trésorerie ?
Oui pour une TPE, à condition d'inscrire les encaissements à leur date réelle et non à la date de facture. Douze colonnes et quatre blocs de lignes suffisent. La limite arrive avec le rapprochement bancaire : au-delà d'une centaine de mouvements par mois, la saisie manuelle devient déraisonnable.
Quelle différence entre trésorerie et rentabilité ?
La trésorerie mesure ce qu'il y a en banque à un instant donné. La rentabilité mesure si l'activité crée de la valeur. Une entreprise rentable peut manquer de trésorerie si ses clients paient tard, et une entreprise en perte peut en avoir grâce aux acomptes. Les deux se suivent séparément.
À quelle fréquence mettre à jour un plan de trésorerie ?
Une fois par mois pour la projection, une fois par semaine pour les encaissements attendus. La revue mensuelle seule arrive trop tard pour agir : c'est le suivi hebdomadaire des factures en attente qui permet de relancer avant que le trou n'apparaisse.
Ce qu'il faut retenir
- Trois besoins distincts, et une TPE n'a besoin que de la trésorerie.
- Trois informations en dix secondes : solde, entrées, sorties à soixante jours.
- Inscrivez les encaissements à leur date réelle, pas à la date de facture.
- La connexion bancaire est la fonction la plus utile de la catégorie.
- Trésorerie et rentabilité se suivent séparément.
Klevor alimente la première source de votre trésorerie : les factures émises, leurs échéances et leur état d'encaissement, reliés au devis accepté et au travail réalisé. Essayer Klevor quatorze jours, ou demander une démonstration.